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Gut geplant ist halb gewonnen – die Personalplanung

Der Erfolg eines Unternehmens hängt in hohem Maße von der Qualifikation seiner Mitarbeiter ab. Als Personalplaner gilt es, die richtigen Mitarbeiter zu finden.

Der Erfolg eines Unternehmens hängt in hohem Maße von der Qualifikation seiner Mitarbeiter ab. Gerade in Zeiten eines demografischen Wandels und Fachkräftemangels ist die ausreichende Versorgung mit qualifizierten Talenten jetzt und in der Zukunft überlebenswichtig. Um dies sicherzustellen, ist eine strategische Personalplanung unabdingbar.

Dabei berücksichtigt sie sowohl quantitative (Personalanzahl) als auch qualitative Planungselemente (= Qualifikationsniveau). Nutzen Sie als aktive oder angehende Führungskraft unser Kursangebot im Bereich Personalführung und lernen Sie, wie man professionalisierte Abläufe in der Personalplanung aufbaut und effektiv nutzt.

 

Aufgaben und Ziele der Personalplanung

Als zuständige Führungskraft stellen Sie mit einer strategischen Personalplanung die aktuelle Ausstattung des Unternehmens mit Mitarbeitern sicher. Dazu müssen Sie personelle Maßnahmen möglichst genau voraussehen, um Ihrem Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig eine ideale Personalkapazität zu garantieren. Dabei ist bei einer Personalplanung nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt zu berücksichtigen (quantitative Personalplanung), sondern auch deren Qualifikationen (qualitative Personalplanung). Zudem ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter ein sehr wichtiger Faktor, der stimmen muss: Gehalt, Arbeitsklima, Aufstiegsperspektiven, Work-Life-Balance usw.

Hinzu kommt, dass sich die Entwicklung des Unternehmens durch veränderte Wirtschaftslagen jederzeit ändern kann. Somit müssen Sie als zuständiger Manager Ihre strategische Personalplanung permanent im Zusammenspiel mit den Fachabteilungen und der Geschäftsführung hinterfragen und bei Bedarf anpassen. Unser staatlich geprüfter Fernkurs „Mitarbeiterplanung“ nimmt in unserem Bereich „Personalführung“ daher eine wichtige Rolle ein.

Personalbestandsplanung

Der erste Schritt einer strategischen Personalplanung ist die Personalbestandsplanung, mit der Sie den Ist-Zustand im Unternehmen ermitteln:

  • aktuelle Anzahl der Mitarbeiter
  • Anzahl der Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen
  • Altersdurchschnitt
  • welche Beschäftigungsverhältnisse, z. B. Festanstellung, Praktikum, Werkstudenten

Personalbedarfsplanung

Als Verantwortliche*r für die Personalorganisation errechnen Sie als Nächstes auf Basis einer Personalbedarfsplanung den Soll-Zustand im Unternehmen. Wie viele Arbeitskräfte sind in einem halben Jahr, in einem Jahr und in fünf Jahren notwendig? Die Herausforderung dabei ist, ungeplante Abgänge, wie Kündigungen, Elternzeit, Arbeitsunfähigkeiten oder Ähnliches, einzuschätzen. Dabei geht es nicht nur um die Zahl der Abgänge, sondern um Qualifikationen, die ersetzt werden müssen bzw. auch künftig gebraucht werden.

Personalbeschaffung

Ergibt Ihre Personalbedarfsplanung, dass zusätzliche Mitarbeiter gebraucht werden, beginnen Sie mit der Personalbeschaffung, der Personalrekrutierung oder – modern ausgedrückt – dem Recruiting. Dabei können Sie sich kostenintensive und langwierige Recruiting-Maßnahmen sparen, wenn Sie die benötigten Stellen auch intern mit entsprechend qualifiziertem Personal besetzen können. Müssen Sie extern suchen, heißt es: Anforderungen ermitteln, Stellenangebot entwickeln, passende Bewerber auswählen und ihnen ein optimales Arbeitsumfeld sicherstellen.

Personalfreisetzungsplanung

Der umgekehrte Fall, nämlich aktuell zu viel Personal, ist ebenfalls eine schwierige, zudem sehr unangenehme Herausforderung. Durch Automatisierungen und Auftragsrückgänge kann diese Situation aber dennoch schnell eintreten. Mit einer verträglichen Personalfreisetzungsplanung las-sen sich Kündigungen vermeiden, z. B.:

  • interne Stellenumschichtungen
  • Arbeitszeitkürzungen
  • Überstundenabbau
  • Kurzarbeit
  • Angebote zur Frührente

Personaleinsatzplanung

Schwankende Aufträge, Urlaubsmonate oder mehr Kundenanfragen: Die Personaleinsatzplanung sorgt dafür, dass in allen Bereichen und Abteilungen genug Kapazitäten an Mitarbeitern vorhanden sind. Dabei müssen auch Reserven sowohl für Tages- als auch Saisonspitzenzeiten eingeplant werden. Bei der Mitarbeitereinsatzplanung sollte nicht nur die Anzahl stimmen, sondern auch passend qualifizierte Mitarbeiter vorgehalten werden. Um schnell auf mögliche Bedarfsschwankungen reagieren zu können, setzen Personalentscheider flexible Arbeitszeitmodelle ein. Dabei sollte man darauf achten, dass der Dienstplan auch mitarbeiterorientiert aufgestellt ist und keine Widerstände erzeugt.

Personalentwicklung

Mit dem Instrument der Personalentwicklung können Sie zukünftige Qualifikationsanforderungen im Unternehmen erfüllen. Dabei spielen nicht nur die Qualifikation neuer Mitarbeiter, sondern auch die Entwicklungsmöglichkeiten des vorhandenen Personals eine große Rolle. Weiterbildung kann durch externe und interne Schulungen sowie E-Learnings erfolgen. Auch die Einrichtung einer Fachbibliothek ist hilfreich.

Personalkosten

Personalkosten sind einer der größten Positionen im Unternehmenshaushalt. Darum gehört es zu den zentralen Aufgaben für Sie als Personalverantwortlichen, ein strenges Auge auf die Personalkosten zu haben. Direkte Kosten sind z. B. Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge, Boni, Weiterbildungskosten oder Lohnfortzahlungen bei Krankheit. Indirekte Personalkosten sind weit aufwendiger zu taxieren, da sie meist in vielen Positionen integriert sind. Dazu zählen z. B. Kosten für Ar-beitsmaterialien, Büromiete oder Rekrutierungsausgaben.

 

Individuelle Personalplanung

Jeder Mitarbeiter individuelle Qualifikationen und Ausbildungen, Karrierewege und -möglichkeiten. Darum kümmern Sie sich als aktiver oder künftiger Personalleiter auch um eine individuelle Personalplanung, mit dem Ziel, Mitarbeiter optimal zu fördern. Dies beginnt schon beim Onboarding-Prozess als Startpunkt einer gemeinsamen Karriereplanung. Ein weiterer wichtiger Punkt ist eine langfristig angelegte, geordnete Nachfolgeregelung beim Ausscheiden von zentralen Mitarbeitern.

 

Fazit strategische Personalplanung

Für Sie als aktive oder angehende Führungskraft im Personalbereich ist die strategische Personalplanung ein zentrales Element. Die besondere Herausforderung besteht darin, quantitative und qualitative Elemente einer professionalisierten Personalplanung effektiv so zu kombinieren, dass der Mitarbeiterbedarf aktuell und zu verschiedenen Zeitpunkten in der Zukunft gedeckt ist. Ist Personal zu irgendeinem Zeitpunkt nicht in ausreichender Zahl und vor allem nicht mit passenden Qualifikationen vorhanden, können Kunden nicht ausreichend befriedigt werden oder Produktentwicklungen verzögern sich. Durch eine unzureichende Personalplanung können Unternehmen also großen Schaden nehmen. Damit dies nicht geschieht, lernen Sie mit unseren staatlich geprüften Fernkursen im Bereich Personalführung alle Instrumente und Abläufe einer modernen Mitarbeiterplanung kennen. Relevante Kurse sind: 

Informieren Sie sich vorab in einem individuellen Beratungsgespräch bei Ihrer sgd-Studienberatung.
 

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