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Mitarbeiter bewerten

Diese Tipps sollten Führungskräfte bei der Mitarbeiterbewertung beachten

Sie kennen es wahrscheinlich aus der eigenen Arbeitswirklichkeit: Das Mitarbeitergespräch, in dem man Mitarbeiter bewertet und über Ziele und Wünsche des Mitarbeiters, aber auch des Unternehmens spricht. Doch wie sollte die ideale Mitarbeiterbeurteilung aussehen? In unserem Ratgeber geben wir praktische Tipps und Hinweise für Vorgesetzte, damit die Personalbeurteilung für alle Beteiligten eine sinnvolle und zielorientierte Hilfe im Arbeitsalltag und das Beurteilungsgespräch zum Erfolg wird.

Was ist eine Mitarbeiterbewertung?

Das Bewerten von Mitarbeitern ist ein Mittel der Personalentwicklung und Personalführung. Die Bewertung oder Beurteilung dient der Qualitätssicherung, Qualitätsverbesserung und Evaluierung des Personalbestandes. Eine Mitarbeiterbeurteilung kann mehrere Gründe haben. So können die Aus- und Weiterbildung und eine damit verbundene Förderung und Entwicklung des Personals im Vordergrund stehen. Gibt es in einem Unternehmen flexible Vergütungsbestandteile, so ist eine Bewertung der Leistung des Mitarbeiters auch hierfür wichtig. Weitere Gründe können das Ende der Probezeit sein oder die Erstellung eines Zwischen- oder Arbeitszeugnisses. Aber auch wenn eine Mitarbeiterbeförderung ansteht, kann sich ein Mitarbeitergespräch lohnen.

 

Sinn und Zweck der Mitarbeiterbewertung

Einen Mitarbeiter bewerten zu müssen, ist für die meisten Vorgesetzten eine unangenehme Aufgabe, da oftmals auch negative Aspekte der Zusammenarbeit zur Sprache kommen. Hierfür ist eine möglichst objektive Begutachtung der Fähigkeiten des Angestellten notwendig, die die Kritikfähigkeit des Mitarbeiters steigert. Auch für Führungskräfte ist es eine gute Gelegenheit, an der Kritikfähigkeit zu arbeiten; Teil der Mitarbeiterbeurteilung sollte immer auch eine Abfrage von Kritik seitens des Mitarbeiters gegenüber dem Unternehmen beinhalten.

Im Vordergrund eines Personalgesprächs sollte aber nicht die Kritik, sondern die Motivation des Mitarbeiters stehen und die Gelegenheit, regelmäßig Gespräche mit dem Mitarbeiter über seine Ziele im Unternehmen und dem damit verbundenen beruflichen Werdegang zu führen. Die regelmäßige Personalbeurteilung bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Potenzial der Mitarbeiter zu entdecken und zu fördern. So kann ein Unternehmen in Zeiten knapper Fachkräfte die Qualität des Personals erhalten und steigern.

Aber auch für Mitarbeiter ist die Bewertung eine Chance, zu erfahren, wie die eigene Arbeitsleistung beurteilt wird und wo sie im Unternehmen gesehen werden. Dies gibt Aufschluss darüber, ob die eigene berufliche Planung mit denen des Unternehmens übereinstimmt. Eigene Vorstellungen und Wünsche im Hinblick auf die Tätigkeit können in der Leistungsbeurteilung vorgebracht und besprochen werden. Zielvereinbarungen sind ein fester Bestandteil fast jedes Beurteilungsgesprächs. Ebenso sollte ein Gespräch zur Personalbeurteilung die Fähigkeiten des Angestellten definieren und festlegen, welche Weiterentwicklung für die Zukunft angestrebt wird.

Für Führungskräfte ist die Mitarbeiterbeurteilung dagegen eine sinnvolle Maßnahme, die Führungsqualität zu verbessern. 
 

Ziele der Mitarbeiterbewertung

Auch wenn es auf den ersten Blick scheint, dass die Ziele einer Bewertung für Mitarbeiter und Unternehmen unterschiedlich sind, so teilen die Gesprächsteilnehmer doch viele Ziele. 
Beide Seiten wollen abschätzen können, wo sie stehen. In beiderseitigem Interesse ist die Entwicklung im Unternehmen und wie diese gestaltet werden kann. Eine Einigung auf Ziele in der Zukunft wird hierdurch deutlich einfacher. Arbeiten beide Seiten offen und ehrlich miteinander, ist das Bewerten von Mitarbeitern ein Weg, den Mitarbeiter weiter an das Unternehmen zu binden und die Motivation zu steigern. Denn es sollten nicht nur negative Ereignisse benannt, sondern vor allem die positiven hervorgehoben werden.

Unternehmen verfolgen mit der Leistungsbewertung auch, Potenziale zu entdecken und zu fördern. Vor allem kann der genaue Bedarf der Förderung auf diesem Wege deutlich besser identifiziert werden. So können Mitarbeiter zusätzlich qualifiziert und Defizite ausgeglichen werden.

Wird die Mitarbeiterbewertung regelmäßig und strukturiert durchgeführt, führt sie langfristig zu einer Steigerung der Personalqualität und der konkreten Arbeitsleistung. Außerdem kann man so strukturelle Versäumnisse in der Aus- und Weiterbildung des Personals aufdecken und diesen entgegenwirken. Überlastungen können schneller aufgedeckt und behoben werden. Mitarbeiter und Unternehmen haben hiermit eine kontinuierliche Möglichkeit, die Zusammenarbeit neu zu definieren.

Nicht immer werden alle diese möglichen Ziele mit der Bewertung eines Mitarbeiters verfolgt, sondern nur einzelne Aspekte. Will man einen Mitarbeiter bewerten, sollte zuvor festgelegt werden, was das Ziel der Beurteilung ist. Soll über Gehaltsbestandteile gesprochen werden, oder geht es in der Bewertung um die Einschätzung des Potenzials eines Mitarbeiters für eine zukünftige Führungsrolle im Unternehmen?

Die Ziele der Mitarbeiterbewertung kurz zusammengefasst:

  • Personaleinsatz verbessern
  • in Kommunikation kommen
  • Motivation der Mitarbeiter erhöhen
  • Leistungen anerkennen und steigern
  • Aus- und Weiterbildungsbedarfe aufdecken
  • Potenziale bei Mitarbeitern identifizieren 

 

Vorgehen für das Beurteilungsgespräch zur Mitarbeiterförderung

Bessere Ergebnisse erreicht man, wenn die Beurteilung eines Mitarbeiters gut vorbereitet ist. Daher gilt das Dreigespann aus Beobachten – Bewerten – Besprechen.

Unter Beobachten versteht man, dass die Arbeit des Mitarbeiters kontinuierlich beachtet wird und Fortschritte und Entwicklungen allgemein festgehalten werden. Dies soll eine punktuelle Betrachtung nur auf kurze Zeit zurückliegende Arbeiten verhindern und stattdessen die Gesamtheit der Arbeit abbilden.

Bewerten heißt in diesem Zusammenhang, dass die Gesamtheit der betrachteten Arbeiten nach einem vorher festgelegten, für alle Mitarbeiter verbindlichen System bewertet wird. Viele Unternehmen arbeiten mit einem Punktesystem und gewichten einzelne Tätigkeiten unterschiedlich, manche Unternehmen arbeiten auch mit Benotung. Wichtig ist, dass das System nachvollziehbar und allgemein gültig ist. Nur so kann eine objektive Bewertung der Mitarbeiter stattfinden. In Betrieben mit einem Betriebsrat hat jeder das Recht, bei der Festlegung der Kriterien und Gewichtung mitzuarbeiten, wenn der Arbeitgeber Beurteilungsgrundlagen einführen will. 

Besprechen bedeutet das Mitarbeitergespräch, in dem die Ergebnisse aus Beobachtung und Bewertung diskutiert werden. Zur Beurteilung eines Mitarbeiters kann man auf mehreren Wegen kommen. Zum einen kann die verantwortliche Führungskraft die Beurteilung allein zusammenstellen. Dies wird oft als eine Bewertung von oben oder auch als absolute Mitarbeiterbewertung bezeichnet. Als relative Bewertung bezeichnet man eine Beurteilung, wenn sie von allen gleichgestellten Teammitgliedern erarbeitet wird. 

Wird die Bewertung eines Mitarbeiters aus einer Einschätzung der gleichgestellten Teammitglieder und der Beurteilung der Führungskraft erstellt, spricht man von einem zweistufigen Verfahren der Beurteilung oder auch von einer 360-Grad-Einschätzung.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist auch die Selbsteinschätzung des zu beurteilenden Mitarbeiters. Denn auch dadurch kann sich herausstellen, in welcher Position sich der Mitarbeiter sieht, oder ob es Schwierigkeiten im Berufsalltag gibt, die durch den Vorgesetzen verbessert werden können.

 

Anlass der Mitarbeiterbeurteilung

Eine allgemeine Beurteilung der Mitarbeiter sollte in einem regelmäßigen Turnus erfolgen. So können Unternehmen kontinuierlich einen tieferen Einblick in die Stimmung und die Leistung der Mitarbeiter gewinnen. Dies wird auch als periodische Personalbeurteilung bezeichnet. Demgegenüber steht die anlassbedingte Mitarbeiterbewertung, die nur erfolgt, wenn es einen konkreten Anlass für eine Bewertung der Mitarbeiter gibt.

Anlässe zur Mitarbeiterbewertung sind:

  • Mitarbeiterbeförderung
  • Personalplanung
  • Gehaltsverhandlung
  • Zwischenzeugnis oder abschließendes Arbeitszeugnis
  • Ende der Probezeit

 

Verfahren der Mitarbeiterbewertung

Es gibt mehrere Formen, wie Sie Mitarbeiter bewerten können. Unter diesen sind der Fragebogen, das Mitarbeitergespräch und die Selbsteinschätzung. Daneben kann man noch Daten wie Verkaufszahlen, Fehlerquoten, Kundenbeschwerden, Anzahl der Abschlüsse und andere Kennzahlen hinzuziehen. Diverse Personalverwaltungsprogramme bieten Software zur Beurteilung und Bewertung von Mitarbeitern an.

Wollen Sie jedoch zu einer ausgewogenen und konstruktiven Mitarbeiterbewertung kommen, sollten alle Informationen in die Bewertung des Mitarbeiters einfließen.

 

Kriterien zur Mitarbeiterbeurteilung

Stehen Sie vor der Aufgabe, einen Mitarbeiter bewerten zu müssen, sollten die Kriterien, die bewertet werden sollen, definiert sein.

Die üblichen Beurteilungskriterien in der Personalbeurteilung sind:

  • Arbeitsqualität/Leistung
  • Belastbarkeit des Mitarbeiters
  • Effektivität
  • erbrachte Leistungen
  • erzielte Erfolge
  • Fachwissen
  • Flexibilität
  • Kostenbewusstsein
  • Leistungsbereitschaft
  • Motivation
  • Selbstständigkeit
  • Teamfähigkeit
  • Verhalten gegenüber
    • Vorgesetzten
    • Teammitgliedern
    • Kunden

Sollen Sie eine Führungskraft beurteilen, kommen weitere Kriterien hinzu:

  • Wie gut kann die Führungskraft Aufgaben delegieren,
  • wie gut werden Mitarbeiter gefördert und motiviert und
  • wie gut wird die Personalführung gesteuert?

Im Grunde bewerten Sie auch hier, welche Fähigkeiten der Angestellte als Führungskraft hat und wie diese ausgeprägt sind.

 

Mitarbeiter bewerten: So bereiten Sie sich vor

Um ein möglichst konstruktives und objektives Verfahren zur Bewertung des Mitarbeiters zu schaffen, sollten Sie sich gut vorbereiten. Dazu gehört, alte Leistungsbeurteilungen anzusehen und zumindest der letzten Bewertung zu entnehmen, welche Ziele damals vereinbart wurden. Daraus ergibt sich die Prüfung, ob die Zielverfolgung eingehalten und was tatsächlich umgesetzt wurde. Wurden Ziele nicht oder nur teilweise umgesetzt, muss analysiert werden, warum dies nicht geschehen ist.

Der Einstieg in ein konstruktives und positives Gespräch sollten die Erfolge des Mitarbeiters sein, die Sie an Beispielen belegen. Aber genauso sind negative Ereignisse mit Beispielen zu benennen, damit der Mitarbeiter genau weiß, wo die Kritikpunkte im Einzelnen liegen. Liefern Sie aber zugleich Verbesserungsvorschläge, und seien Sie offen für Vorschläge des Mitarbeiters. Finden Sie gemeinsam zu einer Lösung, kann die geäußerte Kritik vom Mitarbeiter besser angenommen werden.

Soll ein Beurteilungsgespräch Teil der Beurteilung sein, so lassen Sie dem zu bewertenden Mitarbeiter zur Gesprächsvorbereitung eine Liste mit den Themen und Aspekten, über die Sie sprechen möchten, zukommen. So stellen Sie sicher, dass sich auch der Mitarbeiter sinnvoll vorbereiten und sachlich auf Fragen antworten kann.

Bereiten Sie zudem ein Formular vor, in dem Sie die Gesprächsinhalte und Vereinbarungen, sowie die eigene Bewertung und die Bewertung des Mitarbeiters dokumentieren. Mit der Unterschrift beider Gesprächsbeteiligten unter dieses Dokument schließen Sie den Prozess der Beurteilung ab. Händigen Sie dem Mitarbeiter eine Kopie der Bewertung aus, damit er für folgende Beurteilungen eine Vorbereitung zur Hand hat.

 

Wie oft sollte man Mitarbeiter bewerten?

Je regelmäßiger Mitarbeiter bewertet werden, desto größere Übersicht über die Leistungen haben Sie im Einzelnen. In der Regel sollte einmal im Jahr eine Mitarbeiterbeurteilung stattfinden. Es kann aber auch zur Halbzeit oder zum Abschluss eines großen Projekts eine Rückschau geben. So haben Mitarbeiter einen direkteren Bezug zu ihrer Leistung, Unternehmen bekommen einen regelmäßigen Überblick über die Leistungen des Personals, und Vorgesetzte können ein ungestörtes und direktes Gespräch mit ihren Mitarbeitern führen. Insgesamt kann dieses Vorgehen die Kommunikation innerhalb des Unternehmens deutlich verbessern.

 

Mitarbeiter bewerten: Beurteilung schreiben

Stehen Sie vor der Aufgabe, die Mitarbeiterbeurteilung dokumentieren zu müssen, fehlen vielen Vorgesetzten die rechten Worte. Dabei wird eine Beurteilung für viele Arbeitnehmer immer wichtiger.

Eine Beurteilung sollte ca. eine DIN-A4-Seite umfassen und folgende Angaben enthalten:

  • Briefkopf des Unternehmens mit Namen, Funktion und Kontaktmöglichkeit des Autors der Beurteilung
  • Betreff und Name des Mitarbeiters
  • Beschreibung des Unternehmens
  • Beschreibung des Projekts / der Aufgabe für die derjenige tätig war
  • Funktion und Aufgabe innerhalb des Projekts / der Aufgabe
  • Beurteilung der Leistung
  • Beurteilung des Verhaltens im Team
  • Zukunftswünsche und Grußformel
  • Datum und Unterschrift

Auch wenn die Beurteilung viele Elemente eines Arbeitszeugnisses enthält, so hat es nicht die gleiche rechtliche Bedeutung. Es ist eher eine freundliche Geste gegenüber Freelancern und Projektmitarbeitern.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Bewertung Ihrer Mitarbeiter! Sollten Sie Interesse an weiteren Themen haben, finden Sie in unserem Ratgeber „Personalführung “ weitere hilfreiche Beiträge für den Berufsalltag. Außerdem bieten wir als Anbieter von Fernkursen viele Möglichkeiten, sich im Fernstudium zur Führungskraft  weiterzubilden.

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