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Projektplan erstellen

Ein klarer Projektplan gliedert den Projektverlauf in Phasen und hilft Ihnen, stets auf Erfolgskurs zu bleiben und das gesteckte Ziel zu erreichen. Für Sie als Projektleiter bedeutet jeder Phasenab-schluss die Chance, sich vom Fortschritt laut Plan zu überzeugen und ihn gegebenenfalls auf die aktuelle Situation und die neuesten Entwicklungen anzupassen. Für Ihr Team auf der anderen Seite bedeutet jede erfolgreich abgeschlossene Phase einen Motivationsschub, der die einzelnen Mitglieder zu neuen Höchstleistungen in den folgenden Phasen anspornt. Mit einem standardisierten Konzept können Sie den Ablauf deutlich vereinfachen.

Möglichkeit 1: Projekte mit einem Standardkonzept planen
Ein für alle Projekte gültiges Standardkonzept erleichtert die Dokumentation von Aufgaben- und Verantwortungsbereichen und die Kommunikation zwischen den einzelnen Stakeholdern des Projekts. Jeder Mitarbeiter der Organisation kennt die Phasenbezeichnungen, weiß, was in jeder Phase zu erledigen ist, und kann sich somit leichter und präziser verständigen.

Jedes Projekt verläuft zwar anders, doch alle Projekte zielen auf die Entwicklung, Erprobung und Einführung neuer Dienstleistungen und Prozesse oder auf die Entwicklung und Fertigung neuer Produkte ab. Zu Beginn Ihrer Projektplanung reicht meist ein Phasenplan, in dem nur die einzelnen Projektphasen oder Meilensteine aufgelistet sind. Daraus lässt sich dann bei der Detailplanung ein ausführlicher Ablaufplan mit konkreten Zeiten und Zuständigkeiten entwickeln.

Für viele Projekte ist als Grundlage ein 5-Phasenkonzept geeignet:

  1. Analyse der Ausgangssituation
  2. Zielsetzung
  3. Planung
  4. Realisierung
  5. Ergebniskontrolle

Innerhalb dieses Grobschemas sollten Sie die Projektphasen entsprechend ihren individuellen Gegebenheiten und der Projektstruktur genauer beschreiben.

Möglichkeit 2: Projekte mit einem Projektstrukturplan planen
Sie können sich aber auch an dem typischen Innovationsprozess orientieren und diesen projektbezogen ändern. Dieser sogenannte Projektstrukturplan (PSP) stellt die einzelnen Arbeitsabläufe, Teilaufgaben und Arbeitspakete in einer Hierarchie dar. Damit schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe, denn Sie haben gleichzeitig die einzelnen Projektphasen festgelegt. Mit dem Projektstrukturplan können Sie die Gesamtaufgabe strukturieren, Sie können später aber auch die Aktivitäten, deren Abarbeiten zum Erreichen der Zwischenziele führt, veranschaulichen.

Besonders wichtig für die Erstellung eines Projektstrukturplans und den späteren Erfolg des Projekts ist eine realistische Einschätzung der Vorgangsdauer. Dabei sollten Sie sich am besten bei Kollegen und Freunden nach Erfahrungswerten erkundigen, bevor Sie die Dauer für einen Schritt zu kurz oder zu lang einschätzen:

  • Zu kurz geplante Bearbeitungszeiträume führen zu einer unrealistischen Planung und sorgen für Verschiebungen im gesamten Projektablauf.
  • Zu lang geplante Bearbeitungszeiträume sorgen für langweilige Leerlaufphasen ggf. mit einer Demotivation der Mitarbeiter und für unnötige Verzögerungen im Projekt.

Beispiel für einen Projektstrukturplan:

Wie Sie neben der Erstellung eines Projektstrukturplans auch alle anderen wesentichen Aspekte des Projektmanagements bequem von zuhause lernen können, zeigt Ihnen der Kurs Projektmanagement mit Zertifikat Projektleiter/in IHK

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