Projektorganisation sinnvoll nutzen

Die Projektarbeit steht in den meisten Unternehmen neben der klassischen Linienarbeit, bei der jeder Mitarbeiter seinen festen Aufgaben- und Verantwortungsbereich innehat. Beide Arbeitsformen haben Vor- und Nachteile. Deshalb sollten Sie immer überprüfen, ob die Organisation eines Vorhabens als Projekt gegenüber der Bearbeitung in der Linienarbeit die bessere Alternative ist. Lautet die Antwort Nein, sollten Sie zumindest prüfen, ob Sie nicht einzelne Instrumente und Verfahren des Projektmanagements sinnvoll nutzen können.

Viele Vorhaben sind nur fach- und bereichsübergreifend zu lösen, deshalb werden diese immer häufiger als Projekte geplant und realisiert. Studien zur Untersuchung des Nutzens von Projektmanagement kommen zu dem übereinstimmenden Ergebnis, dass die Vorteile den zusätzlichen Aufwand meist bei Weitem aufwiegen.

Nutzen Sie die Vorteile des Projektmanagements sinnvoll
Die wichtigsten Vorteile des Projektmanagements sind:

Projekte sind durchgängig zielorientiert. Deshalb ist allen Beteiligten klar, worauf es ankommt und woran sie den Erfolg ihrer Arbeit messen können.
Die besonderen Fähigkeiten und das Know-how der Projektmitglieder tragen zum Projekterfolg bei, besonders wenn Fachleute aus verschiedenen Bereichen zusammenarbeiten.
Das Arbeiten im Team bringt eine Reihe positiver Synergieeffekte.
Die Zuständigkeiten sind klar geregelt, die Eigenverantwortung ist eines der Grundprinzipien der Projektarbeit.
Durch die ständige Rückkopplung zwischen Planung und Analyse der Umsetzung ergeben sich in Projekten gute Steuerungsmöglichkeiten und damit eine gute Planungssicherheit.

Beachten Sie die Nachteile von Projekten
Sie sollten allerdings nicht zwanghaft aus allen Vorhaben ein Projekt machen, nur um aktuellen Trends zu folgen. Das führt sonst zu dem, was gelegentlich scherzhaft als „Projektitis“ bezeichnet wird und eine absolute Überfrachtung mit Projektarbeit beschreibt.

Bei Ihrer Arbeit als Projektmanager sollten Sie aber bei aller Euphorie immer bedenken, dass Projekte nicht das Allheilmittel sind, sondern auch Nachteile mit sich bringen können. Diese sind:

Projektarbeit kann aufwendig sein.
Misserfolge sind bei Projekten immer möglich und für die Beteiligten und nahe Beobachter offensichtlich.
Greifen Projekte in die Linienorganisation ein, müssen Linienvorgesetzte Mitarbeiter abgeben. Dies kann zu Spannungen und Reibereien führen.
Der Erfolg von Projekten ist abhängig vom Rückhalt in der Organisation.

Wählen Sie klug: Linien- oder Projektarbeit
In manchen Fällen ist es für Ihr Vorhaben sinnvoller, wenn Sie bei der Umsetzung nicht auf die Projekt-, sondern auf die klassische Linienarbeit setzen. Bei dieser Arbeitsform gehen, grob gesagt, Ihre Mitarbeiter Tag für Tag den gleichen Aufgaben nach und werden auf diese Weise zu Spezialisten für ihren Bereich. Diese Arbeitsform eignet sich vor allem, wenn Sie Aufgaben bearbeiten möchten, die im Alltag häufiger vorkommen, die bereits einen erprobten Ablauf aufweisen und bei denen es meist nicht erforderlich ist, in kurzer Zeit neue Impulse umzusetzen. Die meisten Ihrer Mitarbeiter beschäftigen sich im Alltag mit ihrer Linienarbeit und erledigen die Projektarbeit als Ausnahme zwischenzeitlich oder kontinuierlich nebenbei.

Projektarbeit eignet sich hingegen besonders, wenn Sie Aufgaben umsetzen möchten, die neu in Ihrem Unternehmen sind und zunächst nur einmalig durchgeführt werden sollen oder bei denen eine besonders kreative Herangehensweise sinnvoll erscheint. Für die Projektarbeit eignen sich beispielsweise die Umsetzung von Ideen aus Ihrem Ideenmanagement-Pool, die Erarbeitung eines neuen Arbeitssicherheitskonzepts oder die Planung eines „Tags der offenen Tür“. Diese Aufgaben bieten für eine ganze Abteilung zu wenig Arbeit und sollten deshalb von verschiedenen Fachexperten aus Ihrem Unternehmen in einem zeitlich begrenzten Projekt neben der „normalen“ Arbeit erledigt werden. Wichtig ist dabei allerdings, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht überlasten, sondern darauf achten, dass sie zu einem gewissen Prozentsatz von ihren üblichen Arbeiten freigestellt werden. Wie Sie alle diese wesentlichen Aspekte beachten und sinnvoll unter einen Hut bringen können, vermittelt Ihnen der Kurs Projektmanagement mit Zertifikat Projektleiter/in IHK.

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