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Die Aufgaben eines Projektmanagers

Vielleicht kennen Sie das aus eigener Erfahrung: Oft tut man sich lange schwer mit der Entschei-dung, ein bestimmtes Projekt überhaupt zu beginnen. Doch plötzlich soll alles sehr schnell gehen. Ein Projektleiter wird ernannt, und einige Mitarbeiter werden dem Team zugeordnet. Unter Zeitdruck glaubt man, nun sofort mit der Durchführung beginnen und rasch Ergebnisse erzielen zu müssen. Doch bald treten Probleme auf: Nebulöse Vorstellungen und divergierende Ansichten über die Projektziele können schnell zu Unsicherheiten, Missverständnissen und Konflikten führen.

Gutes Projektmanagement sieht anders aus – und könnte Probleme bereits im Keim ersticken. Sie werden Ihr Projekt zum Erfolg führen, wenn Sie die folgenden Aufgabenbereiche gewissenhaft bearbeiten.

Projektmanagement-Aufgabe 1: Meilensteine Ihres Projekts bestimmen
In jedem Projekt gibt es Ereignisse, die von besonderer Bedeutung für den Projektfortschritt sind. Diese markanten Punkte werden als Meilensteine bezeichnet und definieren den Abschlusspunkt einer Projektphase. Sie stellen zudem die wichtigen Ergebnisse dieser Projektphase und – in der Addition gesehen – des ganzen Projektes dar.

Für das Projekt sind in Anlehnung an die Arbeitspakete Meilensteine zu planen. Sie bezeichnen definierte Sachergebnisse mit Fertigstellungstermin und festgelegtem Budget. Meilensteine dienen dem Projektleiter wie dem Auftraggeber zur Orientierung über den Projektablauf und ermöglichen, Weichen zu stellen. Die Meilensteine stellen im Verlauf des Projektes, also von Projektanfang bis zum Projektende, verbindliche Zwischenergebnisse dar. Sie helfen darüber hinaus,

  • den Projektablauf zu strukturieren,
  • Projektabschnitte miteinander zu verbinden,
  • die Projektstruktur zu überprüfen und
  • durch Transparenz des Ablaufs die Projektmitarbeiter zu motivieren.

Projektmanagement-Aufgabe 2: Dauer und Kosten abschätzen
Ausgehend von den Projektzielen, die Sie schon kennen, können Sie die benötigten Ressourcen und den Zeitbedarf abschätzen. Diesen können Sie ermitteln, wenn Sie den Aufwand in Arbeitstagen schätzen und diesen Aufwand den vorhandenen Personalressourcen gegenüberstellen.

Möglicherweise können Sie die Planung mit allen Details schon in dieser Phase abschließen. Bei komplexen Projekten werden Sie zu diesem Zeitpunkt allerdings nur eine Grobplanung erstellen können. Erst wenn die Projektaufgabe eindeutig definiert und das Team zusammengestellt ist, können Sie eine präzisere Feinplanung ausarbeiten.

Auf Basis des ermittelten Ressourcenbedarfs schätzen Sie auch die Kosten. Welche Personal-, Material- und Betriebsmittelkosten werden voraussichtlich anfallen? Stellen Sie sicher, dass Ihnen ein ausreichendes Budget bereitgestellt wird, das Ihnen erlaubt, die benötigten personellen, materiellen und infrastrukturellen Ressourcen zu nutzen.

Projektmanagement-Aufgabe 3: Zusammensetzung der Projektgruppe steuern
Eine Projektgruppe wird nur dann effektiv arbeiten, wenn sich im Team die passenden Mitarbeiter/-innen zusammenfinden. Bei der Auswahl von Mitarbeitern für Projekte sollten Sie sich von zwei Gedanken leiten lassen:

  1. Ein Team ist immer nur so gut wie die Summe der Fähigkeiten der Mitarbeiter.
  2. Im Team sollten sich die Persönlichkeiten, Fähigkeiten und Fertigkeiten der einzelnen Mitglieder zu einer harmonischen Einheit ergänzen.

Kurz gesagt: Sie brauchen ein Team von Fachleuten, die gern und gut zusammenarbeiten.

Projektmanagement-Aufgabe 4: Erfolg des Projekts überprüfen
Projekte sollen erfolgreich sein. Um dies zu überprüfen und zu ermitteln, was Sie bei Ihrem nächsten Projekt (noch) besser machen können, sollten Sie den Erfolg systematisch hinterfragen:

  • Ist der Auftraggeber / sind Sie selbst wirklich zufrieden?
  • Wurden die vereinbarten Ziele tatsächlich erreicht? Und wenn nicht, was waren die Gründe?

Im nächsten Schritt empfiehlt es sich, auch die Planung in den Blick zu nehmen, um daraus für die Planungen der Zukunft zu lernen:

  • An welchen Punkten war Ihre Planung sehr verlässlich?
  • Wo mussten Sie Korrekturen vornehmen und warum?
  • Wann ist (womöglich unnötiger) Stress entstanden?
  • Wann haben Verzögerungen den weiteren Fortgang behindert?

Versuchen Sie zu analysieren, worin die Ursache einer Fehlplanung lag. Das ist Ihre Chance, aus den Starkstellen, aus dem, was besonders gut geklappt hat, aber auch aus den Widrigkeiten und Problemen für Ihre neuen Projekte zu lernen. Der Fernkurs zum Projektmanagement mit Zertifikat Projektleiter/in IHK vermittelt Ihnen alle relevanten Aspekte, die Sie in Ihrer Rolle als Projektleiter beachten sollten und unterstützt Sie auf Ihrem Weg zum Erfolg.

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