Ein schwieriges Gespräch – wie kündigt man eine Mitarbeiter möglichst respektvoll?

Schließlich ist ein Trennungsgespräch immer unmittelbar mit dem beruflichen Schicksal einer Angestellten oder Kolleg verbunden. Unabhängig davon, ob es sich dabei um eine generelle Pflichtverletzung bzw. um eine betriebs- oder leistungsbedingte Entlassung handelt, scheuen sich viele Vorgesetzte regelrecht davor, die schlechte Botschaft persönlich zu überbringen. Dabei könnten sich beide Seiten durchaus fair voneinander trennen, ohne dabei das Gesicht zu verlieren. Was hierfür zu beachten ist, wie man sich optimal auf ein Kündigungsgespräch vorbereitet und welche Fehler vermieden werden sollten, haben wir für Sie zusammengefasst. 

Wer sollte ein Kündigungsgespräch führen?

Eine der wohl unangenehmsten Aufgaben von Führungskräften, Vorgesetzten und Mitarbeiter der Personalabteilung ist das Führen eines Kündigungsgesprächs. Schließlich ist ein Trennungsgespräch immer unmittelbar mit dem beruflichen Schicksal eines Angestellten oder Kolleg verbunden. Unabhängig davon, ob es sich dabei um eine generelle Pflichtverletzung bzw. um eine betriebs- oder leistungsbedingte Entlassung handelt, scheuen sich viele Vorgesetzte regelrecht davor, die schlechte Botschaft persönlich zu überbringen. Dabei könnten sich beide Seiten durchaus fair voneinander trennen, ohne dabei das Gesicht zu verlieren. Was hierfür zu beachten ist, wie man sich optimal auf ein Kündigungsgespräch vorbereitet und welche Fehler vermieden werden sollten, haben wir für Sie zusammengefasst. 

Wer sollte ein Kündigungsgespräch führen? 

In der Regel sind es die direkten Vorgesetzten oder Mitarbeiter mit Führungsfunktion, die einen ausscheidenden Kollegen zum Kündigungsgespräch bitten. Je nach Größe eines Unternehmens kann diese Aufgabe aber auch der Geschäftsführer selbst oder ein Vertreter der Personalabteilung übernehmen. 

Idealerweise wird das Kündigungsgespräch aber von einer Führungskraft durchgeführt, die den jeweiligen Mitarbeiter sowie dessen Stärken und Schwächen genau kennt. Einerseits, um möglichst konkret auf die Gründe einer notwendig gewordenen Kündigung eingehen zu können. Andererseits, um die nötige Empathie für die außergewöhnliche Situation zu entwickeln. Zudem ist es ratsam, immer eine dritte Person oder einen Personaler zum Trennungsgespräch hinzuzuziehen, um später auftretende Missverständnisse zu vermeiden und Fragen rund um das Arbeitsrecht direkt klären zu können. 

Was ist das Ziel eines fairen Kündigungsgesprächs?

Natürlich ist das wichtigste Ziel eines Trennungsgesprächs die Auflösung eines Arbeitsverhältnisses. Dennoch geht es nicht nur darum, einen Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen zu stellen. Vielmehr sollte ein Kündigungsgespräch auch dafür genutzt werden, über mögliche Fehler zu sprechen, konkrete Gründe für die Entlassung zu erläutern und keine verbrannte Erde zu hinterlassen. So sollte das Gespräch zur Kündigung eines Mitarbeiters folgende Punkte erfüllen: 

• Kündigung aussprechen als Hauptziel 
• faires Gespräch auf Augenhöhe führen 
• Balance finden zwischen klarer Aussage und Anteilnahme 
• Besprechung möglicher weiterer Schritte 
• unterstützende Maßnahmen vorschlagen 

Was ist der richtige Ort für ein Trennungsgespräch?

Grundsätzlich gilt: Kein Mitarbeiter will eine Kündigung einfach nur telefonisch, schriftlich oder vor der versammelten Mannschaft ausgesprochen bekommen. Aus gebührendem Respekt und im Hinblick auf die persönlichen Gefühle sollte ein Trennungsgespräch möglichst an einem ruhigen, diskreten und abgrenzbaren Ort geführt werden, an dem eine gewisse „Privatsphäre“ sichergestellt werden kann. 

Eigenes Büro oder Meeting-Raum: In der Regel wird das Kündigungsgespräch im Büro des Vorgesetzten bzw. des Geschäftsführers geführt. Kommt noch ein Vertreter der Personalabteilung hinzu, kann auch ein Meeting-Raum als neutraler Ort für das Mitarbeitergespräch genutzt werden. 

Frontal oder über Eck: Idealerweise sollte vermieden werden, sich beim Kündigungsgespräch frontal gegenüber zu sitzen. Ein „Überecksitzen“ nimmt dem gekündigten Mitarbeiter das Gefühl der Niederlage, sorgt für eine empathische Atmosphäre auf Augenhöhe, und man kann auf eventuell auftretende emotionale Ausbrüche besser reagieren. 

Sitzen oder Bewegen: Eine Führungskraft kennt die eigenen Mitarbeiter am besten. Dementsprechend kann der Vorgesetzte entscheiden, ob ein Gespräch zur Kündigung eher im Büro oder während eines kurzen Spaziergangs mit dem Mitarbeiter geführt werden sollte. Denn je nach Charakter sorgt die Bewegung als natürliches Ventil, um die negativen Neuigkeiten besser „verdauen“ zu können. 

Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein Kündigungsgespräch? 

Für eine Kündigung gibt es in diesem Sinne keinen richtigen Zeitpunkt. Erst recht nicht, wenn es sich dabei um eine betriebsbedingte Entlassung handelt. In erster Linie wird ein Trennungsgespräch aber in Abhängigkeit zur gesetzlichen Kündigungsfrist und zu den im Arbeitsvertrag festgehaltenen Bedingungen terminiert, damit sich alle Beteiligten frühzeitig auf die anstehenden Veränderungen einstellen können.

Grundsätzlich sollte das Kündigungsgespräch aber nicht während der Arbeitszeit geführt werden, sondern möglichst davor oder danach. Außer der Mitarbeiter wird mit sofortiger Wirkung vom Dienst freigestellt. Auch kurz vor dem Wochenende ist nicht der ideale Zeitpunkt. Manchmal ist es zudem hilfreich, das Gespräch in mehrere Etappen aufzuteilen und zu einem späteren Zeitpunkt die weiteren Schritte, wie bspw. Regelung des Resturlaubs, Höhe der Abfindung etc., zu besprechen. Es empfiehlt sich auch, im Anschluss an das Kündigungsgespräch alle anderen Mitarbeiter zu informieren und ggf. die vom entlassenen Mitarbeiter betreuten Kunden oder Geschäftspartner in Kenntnis zu setzen. 

Ablauf – die 5 Phasen eines respektvollen Kündigungsgesprächs 

Den optimalen Ablauf eines Kündigungsgesprächs gibt es nicht, denn jeder Mitarbeiter reagiert anders auf die negative Neuigkeit. Um eine Entlassung für alle Beteiligten so „angenehm“ wie möglich zu gestalten, sollte von Anfang an eine Art Fahrplan berücksichtigt werden. Das fängt bei der termingerechten Einladung zum Trennungsgespräch an, geht mit der Erstellung eines Leitfadens weiter und hört beim Aussprechen der Kündigung noch längst nicht auf. 

Phase 1 – Einladung und Vorbereitung: Machen Sie bereits in der Einladung klar, worum es im Termin gehen wird, und vermeiden Sie ausweichende Formulierungen. Bereiten Sie das Kündigungsgespräch vor und erstellen Sie einen ungefähren Leitfaden zur sachlichen Abarbeitung aller wichtigen Punkte. 

Phase 2 – Begrüßung und Kündigung: Nach einer freundlichen Begrüßung kommen Sie am besten zügig zur Sache und sprechen die Entlassung aus. Begründen Sie ggf. die Entscheidung, um Ihren eigenen Standpunkt zu erläutern und die Hintergründe für die Auflösung des Arbeitsverhältnisses darzustellen. 

Phase 3 – Stellungnahme des Mitarbeiters: Geben Sie Ihrem Gegenüber die Möglichkeit, sich zur Kündigung zu äußern. In der Regel gibt es drei grundlegende Arten, auf eine Kündigung zu reagieren: die beherrschte Reaktion, die emotionale Reaktion oder der Versuch, die Situation neu zu verhandeln. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nie die Kontrolle über das Gespräch verlieren, und behalten Sie das Hauptziel des Gesprächs im Auge. Nur bei sehr emotionalen Reaktionen können Sie je nach Situation und Verhältnis zum Gegenüber tröstende Worte finden, aber möglichst kein Mitleid zeigen. 

Phase 4 – weitere Schritte besprechen: Skizzieren Sie die nächsten Schritte, die im Zusammenhang mit der Entlassung stehen: angefangen bei der Übergabe, die Regelung des Resturlaubs sowie eine mögliche Unterstützung bei der Suche nach einer neuen Anstellung. Vereinbaren Sie ggf. ein „finales“ bzw. weiteres Austrittsgespräch, um die Modalitäten zu regeln und noch offene Fragen zu klären. 

Phase 5 – Protokoll erstellen und Team informieren: Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt sich die Erstellung eines Gesprächsprotokolls. Um einer unnötigen Verunsicherung im Team vorzubeugen, sollten Sie im Anschluss an das Gespräch zudem möglichst zeitnah alle anderen Mitarbeiter bzw. zuständigen Führungskräfte über die Entlassung informieren. Dadurch können sich alle Beteiligten besser auf die Situation einstellen und zu bearbeitende Projekte, Ziele sowie die Organisation neu planen bzw. definieren. 
 

Was sind die häufigsten Fehler bei einem Kündigungsgespräch? 

Ein Kündigungsgespräch kann noch so gut vorbereitet sein, begehen Sie jedoch einen der folgenden Fehler, kann nicht nur das Gespräch selbst unschön enden oder sogar eskalieren, im schlimmsten Fall kann die Trennung auch arbeitsrechtlich vom Gekündigten bzw. vom Betriebsrat angefochten werden. 

1. Falscher Zeitpunkt: Häufig wird der Termin für ein Trennungsgespräch am Ende einer Arbeitswoche angesetzt, damit der Gekündigte die schlechte Nachricht über das Wochenende besser „verdauen“ kann. Stehen allerdings noch viele Fragen im Raum, wird das Privatleben unnötig belastet. 
    
2. Falscher Ort: Gerade bei verhaltens- oder leistungsbedingten Fehlern wird eine Kündigung auch mal quer durch den Raum geworfen oder vor versammelter Mannschaft ausgesprochen. Auch ein Verkünden der Nachricht zwischen Tür und Angel ist nicht nur respektlos, sondern sorgt schlimmstenfalls für Unruhe bei den anderen Mitarbeiter. 
    
3. Schlechte Vorbereitung: Entlassungsgespräche sind für alle Beteiligten unangenehm. Aber noch belastender wird es, wenn das Kündigungsgespräch schlecht vorbereitet wurde und der Vorgesetzte bzw. Personaler die Situation unnötig in die Länge zieht. Ein vorab klar strukturierter Ablauf hilft nicht nur dabei, arbeitsrechtliche Punkte einwandfrei abzuarbeiten, sondern Klarheit zu schaffen. 
    
4. Geringe Wertschätzung: Ein Kündigungsgespräch sollte niemals unsachlich geführt und ohne entsprechende Würdigung des Gekündigten enden. Denn verbrannte Erde wirkt sich immer negativ auf das Image des Unternehmens aus – sei es bei Kunden, Geschäftspartnern oder neuen Bewerbern. So gilt auch hier stets das alte Sprichwort: „Man sieht sich immer zweimal im Leben.“ 
    
5. Druck aufbauen: Je nachdem, wie die Kündigungsbedingungen ausfallen, könnte auch ein Aufhebungsvertrag notwendig werden. Wer im Trennungsgespräch das Gegenüber unter Druck setzt, diesen zu unterschreiben, erreicht in der Regel nur das Gegenteil. Auch arbeitsrechtlich kann ein solches Verhalten noch für Probleme sorgen und den Aufhebungsvertrag anfechtbar machen. 
    
6. Mitleid haben: Zwar gelten gerade in großen Unternehmen viele Vorgesetzte als herzlos und wenig empathisch, wenn es um die Kündigung von Mitarbeiter geht, besonders wenn diese betriebsbedingte Gründe hat. Allerdings ist diese Art der Trennung am Ende fast schon besser, als Mitleid mit dem Gekündigten zu haben. Denn dann entsteht schnell der Eindruck von Unsicherheit. 
    
7. Keine Zeugen und kein Protokoll: Auch wenn Vorgesetzte meist alles alleine regeln, beim Trennungsgespräch empfiehlt es sich, eine dritte Person als Zeugen hinzuzuziehen. Auch die Erstellung eines Gesprächsprotokolls kann verhindern, dass es später zu Rechtsstreitigkeiten kommt. 

Gibt es Vorlagen für die Durchführung von Kündigungsgesprächen? 

Führungskräfte, Vorgesetzte und Mitarbeiter mit Führungsfunktion werden im Verlauf ihres beruflichen Alltags immer wieder mit der Herausforderung konfrontiert, einem Mitarbeiter kündigen zu müssen. Während es dem einen leichter fällt, stellt ein Trennungsgespräch den anderen vor schier unlösbare Aufgaben. Aber auch erfahrene Führungspersönlichkeiten bringen in den seltensten Fällen die nötigen Qualifikationen von Haus aus mit, um solche Ausnahmesituationen problemlos meistern zu können. Das Führen eines Kündigungsgesprächs will gelernt sein, aber man kann sich eine gewisse Routine gezielt aneignen. Sei es mithilfe einer entsprechenden Fortbildung, Umschulung oder Weiterbildung in Form eines Abend-, berufsbegleitenden, dualen oder Fernstudiums, wie es zum Beispiel im Rahmen der „Führungskurse“ bei der sgd – Deutschlands führender Fernschule – angeboten wird.