Der Buchhalter - Aufgaben und Schwerpunkte

Was ist Buchhaltung?

In jedem Betrieb, und somit auch in Ihrem Betrieb, gibt es unterschiedliche Aufgaben und Teilbereiche der betrieblichen Buchhaltung. Grundsätzlich beschäftigt sich die Buchhaltung mit der Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Dies schließt alle Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens ein. Tätigkeiten wie die Lohnbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung aber auch das Einkaufen und der Verbrauch von Materialien und vieles mehr gehören zum Arbeitsalltag. 
Zentrale Aufgaben der Buchhaltung bilden die

• Lohnbuchhaltung,
• Finanzbuchhaltung,
• Bilanzbuchhaltung,
• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• und die Anlagenbuchhaltung.

In größeren Unternehmen ist es üblich, eine eigene Abteilung für jeden Aufgabenbereich der Buchhaltung zu haben. So bestehen Abteilungen für die Bilanzbuchhaltung, die Analgenbuchhaltung und viele mehr. Dementsprechend bestehen große Unterschiede im Arbeitsalltag. In kleineren Unternehmen sind die Buchhalterinnen und Buchhalter häufig für sämtliche Tätigkeiten zuständig. Ganz gleich in welchem Unternehmen Sie arbeiten, müssen Sie mit den gesetzlichen Grundlagen, wie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) oder beispielsweise des Lohnsteuerrechts, vertraut sein. 

Aufgaben in den Teilbereichen der Buchhaltung

Als Buchhalter unterscheiden Sie in Ihrem Betrieb

• die internen und externen Aufgaben des Rechnungswesens und
• die Teilgebiete des Rechnungswesens. 

Sie erfassen als Buchhalter systematisch alle Maßnahmen und Verfahren, stellen die Ergebnisse dar und werten gesamtwirtschaftlich oder einzelwirtschaftlich relevante Fakten im Anschluss aus. Als Hilfestellung werden hierbei eine Buchhaltungssoftware und eine Buchungssoftware genutzt. 

Dabei wenden Sie sich zunächst den internen Aufgaben der Buchhaltung zu. Diese dienen der Kontrolle, Planung, Steuerung und Dokumentation innerhalb des Unternehmens. Somit verfolgen Sie diese Aufgaben: 

• Dokumentation des Gewinns oder Verlustes mithilfe der Kostenrechnung und Leistungsrechnung durchzuführen,
• Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Prozesse sowie der Zahlungsbereitschaft (Liquidität) in Form der Bilanzbuchhaltung zu gewährleisten und
• die Grundlage für Planungen und Entscheidungen auf allen Führungsebenen in Ihrem Unternehmen zu unterstützen.

Ein weiterer Teilbereich stellen die externen Aufgaben der Buchhaltung dar. Hierbei erfolgt die Kommunikation mit Dritten wie Kreditgebern oder Kunden. Sie helfen damit Ihrem Unternehmen, sich jederzeit über den Erfolg seiner Geschäfte und den Stand seines Vermögens informieren zu können. Im Rahmen dessen führen Sie Rechnungen wie die Kapitalfluss-, Gewinn- und Verlustrechnung sowie viele weitere durch. Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die Anlagenbuchhaltung bilden einen beträchtlichen Teil der externen Buchhaltung.

Ihre externen Aufgaben in der Buchhaltung bestehen darin:

• externe Adressaten (z. B. Gesellschafter, Gläubiger, Finanzbehörde, Mitarbeiter, Kunden, Öffentlichkeit) über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage Ihres Unternehmens zu informieren sowie
• den Jahresabschluss für Ihr Unternehmen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zu erstellen.

Welche Aufgaben hat ein Buchhalter?

Die interne und die externe als auch die einzelnen Teilbereiche der Buchhaltung eine große Spannweite an Tätigkeiten. Obwohl eine Vielzahl an Aufgaben in der Buchhaltung bestehen, begegnen Ihnen im Arbeitsalltag bestimmte Tätigkeiten immer wieder. Alltägliche Aufgaben der Buchhaltung sind:

• generelle Geschäfts- und Finanzbuchhaltung, 
• Buchhaltung der Vermögensgegenstände mitsamt Schulden und Eigenkapital 
• Buchhaltung der Geschäftsvorfälle. 

Als Unterstützung bei diesen Tätigkeiten nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, die auch Buchungssoftware genannt wird. Eine Buchhaltungssoftware erledigt viele Aufgaben automatisiert.

Buchhaltung der Geschäfts- und Finanzbuchhaltung

Als Buchhalter buchen Sie in Ihrer Geschäfts- und Finanzbuchhaltung die echten und nicht kalkulatorischen Kosten. Ihre Buchhaltung ist somit die planmäßige, lückenlose, zeitgerechte und ordnungsmäßige Erfassung und Aufzeichnung bzw. Buchung der Geschäftsfälle Ihres Unternehmens.
Sie umfasst den Zeitraum einer Rechnungsperiode und somit meist ein Geschäftsjahr oder Wirtschaftsjahr. Das Geschäftsjahr wird mit dem sog. Abschlussstichtag bzw. Bilanzstichtag beendet.
Für die Buchhaltung haben Sie Geschäftsvorfälle zu beachten. Hier prüfen Sie wirtschaftliche oder rechtliche Tatbestände, die zu einer wertmäßigen Veränderung bzw. Umschichtung der Vermögens- und/oder Schuldbestände sowie des Eigenkapitals oder Wertezuwachses Ihres Unternehmens führen. Mit der Buchhaltung erfassen Sie den Aufwand oder den Ertrag Ihres Unternehmens.

Buchhaltung der Vermögensgegenstände

Als Buchhalter dokumentieren Sie ebenfalls alle Veränderungen bei den Vermögensgegenständen Ihres Unternehmens. Dies wird auch als Anlagenbuchhaltung bezeichnet. Sie erfassen dazu die Güter, die einzeln veräußert werden können. In diesem Rahmen betrachten Sie die Vermögensänderungen der Vermögensgegenstände im Bestand Ihres Unternehmens. Am Ende des Geschäftsjahres findet auch hier ein Bilanzstichtag statt, zu welchem sämtliche Anlagen und Vermögensgegenstände dokumentiert werden müssen.

Buchhaltung der Schulden

Basierend auf der Vermögensbuchhaltung erfolgt ebenfalls eine Erfassung der Schulden durch Ihre Tätigkeit. Denn für die Buchhaltung sind Schulden selbstständig bewertbare Belastungen des Vermögens, die auf einer rechtlichen oder wirtschaftlichen Verpflichtung des Unternehmens beruhen. Hierzu gehören zum Beispiel Darlehensverbindlichkeiten und Lieferantenverbindlichkeiten aber auch die Kommunikation mit Debitoren. Die Buchhaltung der Schulden bildet demnach einen Teil des externen Rechnungswesens.

Buchhaltung des Eigenkapitals

Ebenfalls verzeichnen Sie das Eigenkapital Ihres Unternehmens, welches für die Finanzierung Ihres Unternehmens maßgeblich ist. Dieses bildet das Gegenteil zum Fremdkapital, also den Schulden. Die Buchhaltung betrachtet als Eigenkapital die von ihren Eigentümern ohne zeitliche Begrenzung zur Verfügung gestellten Mittel. Die Aufgabe der Buchhaltung ist es, im Laufe des Geschäftsjahrs die Veränderungen des (variablen) Eigenkapitals durch erfolgswirksame Geschäftsfälle (Aufwendungen und/oder Erträge) sowie der Privatvorgänge (Einlagen und/oder Entnahmen) zu dokumentieren.

Buchhaltung der Geschäftsvorfälle

Geschäftsvorfälle stellen alle Transaktionen, die das Vermögen eines Unternehmens verändern dar. Als Buchhalter ist es Ihre Aufgabe, die Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge (Grundbuch, Journalfunktion) und in sachlicher Gliederung (Hauptbuch, Kontenfunktion) darzustellen. Die Dokumentation dieser sowie eine darauffolgende Analyse und Bewertung dieser Geschäftsvorfälle bildet den Kern dieses Teilbereichs. 
Als Buchhalter oder Buchhalterin können Sie in buchführungspflichtigen Unternehmen tätig sein. Diese sind von einem bestimmten Umsatz an buchführungspflichtig. Als Buchhalter oder Buchhalterin müssen Sie hier doppelte Bücher, das heißt die doppelte Erfassung von Vorgängen, führen.

Welche Vorteile bringt die Buchhaltung?

Der Vorteil der Buchhaltung besteht in der:

• Selbstinformation für Ihr Unternehmen: Dabei informieren Sie das Management Ihres Unternehmens über
  • die Zusammensetzung und Änderung des Vermögens und der Schulden als Teil der Bilanzbuchhaltung,
  • die Höhe des erzielten Periodenerfolgs (Gewinn oder Verlust eines Abrechnungszeitraums mithilfe der Verlustrechnung),
  • die Aufwendungen und Erträge, die den Periodenerfolg art- und wertmäßig beeinflusst haben (Kosten- und Leistungsrechnung).
• Darstellung der Besteuerungsgrundlagen
  • Sie liefern das Zahlenmaterial für die Erstellung von Steuererklärungen und ermitteln alle wesentlichen Besteuerungsgrundlagen (z. B. Umsatz, Gewinn und Vermögen).
• Erstellung einer Kalkulationsgrundlage: In der Buchhaltung stellen Sie Ihr Zahlenmaterial auch anderen Bereichen des betrieblichen Rechnungswesens (Kostenrechnung, Betriebsstatistik, Planungsrechnung) zur Verfügung. Sie leisten damit einen wichtigen Beitrag in der Kostenrechnung zur Erfassung und Aufzeichnung sämtlicher Kosten und Leistungen und geben damit eine verlässliche Grundlage für die Preisberechnung (Kalkulation) der Erzeugnisse und für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit des Leistungsprozesses.

Sie leisten damit einen wichtigen Beitrag in der Kostenrechnung zur Erfassung und Aufzeichnung sämtlicher Kosten und Leistungen und geben damit eine verlässliche Grundlage für die Preisberechnung (Kalkulation) der Erzeugnisse und für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit des Leistungsprozesses.

Vorschriften in der Buchhaltung

In der Buchhaltung müssen Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachten. Des Weiteren müssen Sie bestimmte Mindestanforderungen an die Buchhaltung kennen, beachten und umsetzen. 
Die sogenannte Mindestbuchführung enthält für Sie als Buchhaltung folgende Aufgaben:

• Sie inventarisieren und bilanzieren das Vermögen und die Schulden Ihres Unternehmens.
• Sie ermitteln den Erfolg (Gewinn oder Verlust) zu jedem Jahresabschluss.
• Sie erstellen Kassenberichte über die täglichen Einnahmen und Ausgaben sowie den Kassenbestand.
• Sie zeichnen sämtliche Wareneingänge im Wareneingangsbuch auf.
• Sie führen das Geschäftstagebuch.
• Sie dokumentieren auch die unbaren Geschäfte (Forderungen und Verbindlichkeiten).

Daneben müssen Sie die Aufbewahrungsvorschriften der Buchführungsunterlagen beachten.

Welche Konsequenzen hat falsche Buchführung?

Fehler in der Buchhaltung können gravierende Folgen für Sie und Ihr Unternehmen bedeuten, auch wenn Sie versehentlich entstehen. Aus diesem Grunde ist es von höchster Wichtigkeit Ihre Buchführungsunterlagen innerhalb bestimmter Fristen geordnet aufzubewahren, um die Vorlage und Überprüfung zu gewährleisten. Sie können zur Erfüllung der Buchführungsvorschriften durch Festsetzung von Zwangsgeld gezwungen werden.
Verstoßen Sie gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung oder gegen die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, ist die Finanzbehörde zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (Umsatz, Gewinn, Vermögen) befugt. Wenn Sie Ihre Unternehmensverhältnisse in der Eröffnungsbilanz, im Jahresabschluss oder im Lagebericht unrichtig wiedergeben oder verschleiern, können Sie mit Freiheitsstrafe oder mit Geldstrafe bestraft werden.
 

Weiterbildung in der Buchführung

Für eine Weiterbildung in der Buchführung gibt es einige Gründe. Am häufigsten sind wohl die Gründung eines eigenen Unternehmens oder die Übernahme der Buchführung im Verein oder Bekanntenkreis. Wenn Sie eine berufliche Weiterbildung zum Buchhalter anstreben, unterstützt Sie ihr Unternehmen vielleicht bei der Finanzierung eines Fernstudiums. Als Inspiration vermitteln wir Ihnen in unserem Artikel "Buchhaltung lernen" einen Überblick über die einzelnen Disziplinen der Buchführung.

Häufig gestellte Fragen zu Aufgaben als Buchhalter 

Welche Aufgaben umfasst die Buchhaltung?

Die Buchhaltung umfasst diverse Aufgaben, einschließlich der Aufzeichnung von Transaktionen, der Überwachung von Einnahmen und Ausgaben, der Erstellung von Finanzberichten wie der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, der Verwaltung von Kreditoren und Debitoren und der Einhaltung von Steuervorschriften. Darüber hinaus kann die Buchhaltung auch die Planung und Kontrolle des Budgets umfassen.

Welche Fähigkeiten müssen Sie als Buchhalterin oder Buchhalter besitzen?

Da die Aufgabe der Buchhaltung eine maßgebende in dem Unternehmen ist, sollten Sie einige Fähigkeiten aufweisen, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen. So sollten Sie ein analytisches Denken, das Verständnis von Gesetzen und Rechten, wie beispielsweise das Lohnsteuerrecht sowie den sicheren Umgang mit Zahlen und Rechnungen mitbringen. Da Sie im Alltag mit vielen verschiedenen Ansprechpartner zu tun haben, sollten Sie ebenfalls eine gute Kommunikationsfähigkeit besitzen.

Was sind die wichtigsten Werkzeuge, die für die Durchführung von Buchhaltungsaufgaben benötigt werden?

Die wichtigsten Werkzeuge für die Durchführung von Buchhaltungsaufgaben sind Buchhaltungssoftware, Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel, Steuertabellen und Gesetze sowie eine zuverlässige Buchhaltungsdatenbank.