Der Buchhalter - Aufgaben und Schwerpunkte

Was ist Buchhaltung?

In jedem Betrieb, und somit auch in Ihrem Betrieb, gibt es unterschiedliche Aufgaben und Teilbereiche der betrieblichen Buchhaltung. 

Aufgaben in den Teilbereichen der Buchhaltung

Als Buchhalter unterscheiden Sie in Ihrem Betrieb

• die in- und externen Aufgaben des Rechnungswesens und
• die Teilgebiete des Rechnungswesens. 

In der Buchhaltung grenzen Sie die Teilbereiche Buchführung, Kostenrechnung, Betriebsstatistik, Planungsrechnung voneinander ab, um einen geordneten Überblick Ihres Geschäftsbetriebes zu erhalten.

Sie erfassen als Buchhalter in Ihrem Betrieb systematisch und zahlenmäßig alle Maßnahmen/Verfahren, stellen die Ergebnisse dar und werten gesamtwirtschaftlich oder einzelwirtschaftlich relevante Fakten im Anschluss aus. Dabei wenden Sie sich zunächst den internen Aufgaben der Buchhaltung zu, um:

• eine Dokumentation des Gewinns oder Verlustes Ihres Unternehmens durchzuführen,
• in Ihrem Unternehmen die Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Prozesse sowie der Zahlungsbereitschaft (Liquidität) zu gewährleisten und
• die Grundlage für Planungen und Entscheidungen auf allen Führungsebenen in Ihrem Unternehmen zu unterstützen.

Ihre externen Aufgaben in der Buchhaltung bestehen darin:

• externe Adressaten (z. B. Gesellschafter, Gläubiger, Finanzbehörde, Mitarbeiter, Kunden, Öffentlichkeit) über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage Ihres Unternehmens zu informieren sowie
• den Jahresabschluss für Ihr Unternehmen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zu erstellen.

Ihre Tätigkeit umfasst dabei traditionell die Bereiche der Buchführung, Kostenrechnung, Betriebsstatistik und Planungsrechnung.

Sie helfen damit Ihrem Unternehmen, sich jederzeit über den Erfolg seiner Geschäfte und den Stand seines Vermögens informieren zu können.

Welche Aufgaben hat ein Buchhalter?

Buchhaltung der Geschäfts- und Finanzbuchhaltung

Als Buchhalter buchen Sie in Ihrer Geschäfts- und Finanzbuchhaltung die echten und nicht kalkulatorischen Kosten. Ihre Buchhaltung ist somit die planmäßige, lückenlose, zeitgerechte und ordnungsmäßige Erfassung und Aufzeichnung (Buchung) der Geschäftsfälle Ihres Unternehmens.

Sie umfasst den Zeitraum einer Rechnungsperiode und somit meist ein Geschäftsjahr/Wirtschaftsjahr.

Sie beenden das Geschäftsjahr mit dem sog. Abschlussstichtag bzw. Bilanzstichtag.

Für die Buchhaltung haben Sie sog. Geschäftsvorfälle zu beachten. Hier prüfen Sie wirtschaftliche oder rechtliche Tatbestände, die zu einer wertmäßigen Veränderung (Umschichtung) der Vermögens- und/oder Schuldbestände sowie des Eigenkapitals oder Wertezuwachses Ihres Unternehmens führen. Mit der Buchhaltung erfassen Sie den Aufwand oder den Ertrag Ihres Unternehmens.

Buchhaltung der Vermögensgegenstände

Als Buchhalter dokumentieren Sie alle Veränderungen bei den Vermögensgegenständen Ihres Unternehmens. Sie erfassen dazu die Güter, die einzeln veräußert werden können. In diesem Rahmen betrachten Sie die Vermögensänderungen der Vermögensgegenstände im Bestand Ihres Unternehmens.

Buchhaltung der Schulden

Auch eine Erfassung der Schulden erfolgt durch Ihre Tätigkeit. Für die Buchhaltung sind Schulden selbstständig bewertbare Belastungen des Vermögens, die auf einer rechtlichen oder wirtschaftlichen Verpflichtung des Unternehmens beruhen. Hierzu gehören zum Beispiel Darlehensverbindlichkeiten und Lieferantenverbindlichkeiten.

Buchhaltung des Eigenkapitals

Ebenfalls verzeichnen Sie das Eigenkapital Ihres Unternehmens. Die Buchhaltung betrachtet als Eigenkapital die von ihren Eigentümern ohne zeitliche Begrenzung zur Verfügung gestellten Mittel. Die Aufgabe der Buchhaltung ist es, im Laufe des Geschäftsjahrs die Veränderungen des (variablen) Eigenkapitals durch erfolgswirksame Geschäftsfälle (Aufwendungen und/oder Erträge) sowie der Privatvorgänge (Einlagen und/oder Entnahmen) zu dokumentieren. 

Buchhaltung der Geschäftsvorfälle

Die Geschäftsvorfälle stellen Sie als Buchhalter in zeitlicher Reihenfolge (Grundbuch, Journalfunktion) und in sachlicher Gliederung (Hauptbuch, Kontenfunktion) dar.

Welche Vorteile bringt die Buchhaltung?

Der Vorteil der Buchhaltung besteht in der:

1. Selbstinformation für Ihr Unternehmen: Dabei informieren Sie das Management Ihres Unternehmens über
   • die Zusammensetzung und Änderung des Vermögens und der Schulden,
   • die Höhe des erzielten Periodenerfolgs (Gewinn oder Verlust eines Abrechnungszeitraums),
   • die Aufwendungen und Erträge, die den Periodenerfolg art- und wertmäßig beeinflusst haben.
2. Darstellung der Besteuerungsgrundlagen
   • Sie liefern das Zahlenmaterial für die Erstellung von Steuererklärungen und ermitteln alle wesentlichen Besteuerungsgrundlagen (z. B. Umsatz, Gewinn und Vermögen).
3. Erstellung einer Kalkulationsgrundlage: In der Buchhaltung stellen Sie Ihr Zahlenmaterial auch anderen Bereichen des betrieblichen Rechnungswesens (Kostenrechnung, Betriebsstatistik, Planungsrechnung) zur Verfügung. Sie leisten damit einen wichtigen Beitrag in der Kostenrechnung zur Erfassung und Aufzeichnung sämtlicher Kosten und Leistungen und geben damit eine verlässliche Grundlage für die Preisberechnung (Kalkulation) der Erzeugnisse und für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit des Leistungsprozesses.

Vorschriften in der Buchhaltung 

In der Buchhaltung müssen Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachten.

Obgleich Ihrem Unternehmen nach dem Handels- und Steuerrecht hinsichtlich des Inhalts und der Gestaltung einer ordnungsmäßigen Buchführung ein gewisser Handlungsspielraum zugestanden wird, müssen Sie jedoch bestimmte Mindestanforderungen an die Buchhaltung kennen, beachten und umsetzen.

Die sogenannte Mindestbuchführung enthält für Sie als Buchhalter folgende Aufgaben:

• Sie inventarisieren und bilanzieren das Vermögen und die Schulden Ihres Unternehmens.
• Sie ermitteln den Erfolg (Gewinn oder Verlust) zu jedem Jahresabschluss.
• Sie erstellen Kassenberichte über die täglichen Einnahmen und Ausgaben sowie den Kassenbestand.
• Sie zeichnen sämtliche Wareneingänge im Wareneingangsbuch auf.
• Sie führen das Geschäftstagebuch.
• Sie dokumentieren auch die unbaren Geschäfte (Forderungen und Verbindlichkeiten).

Daneben müssen Sie die Aufbewahrungsvorschriften der Buchführungsunterlagen beachten.

Welche Konsequenzen hat falsche Buchführung?

Ihre Buchführungsunterlagen sind in Ihrer Buchhaltung innerhalb bestimmter Fristen geordnet aufzubewahren, um die Vorlage und Überprüfung zu gewährleisten. Sie können zur Erfüllung der Buchführungsvorschriften durch Festsetzung von Zwangsgeld gezwungen werden.

Verstoßen Sie gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung oder gegen die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, ist die Finanzbehörde zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (Umsatz, Gewinn, Vermögen) befugt. Wenn Sie Ihre Unternehmensverhältnisse in der Eröffnungsbilanz, im Jahresabschluss oder im Lagebericht unrichtig wiedergeben oder verschleiern, können Sie mit Freiheitsstrafe oder mit Geldstrafe bestraft werden.

Weiterbildung in der Buchführung

Für eine Weiterbildung in der Buchführung gibt es einige Gründe. Am häufigsten sind wohl die Gründung eines eigenen Unternehmens oder die Übernahme der Buchführung im Verein oder Bekanntenkreis. Wenn Sie eine berufliche Weiterbildung zum Buchhalter anstreben, unterstützt Sie ihr Unternehmen vielleicht bei der Finanzierung eines Ferntstudiums. Als Inspiration vermitteln wir Ihnen in unserem Artikel "Buchhaltung lernen" einen Überblick über die einzelnen Disziplinen der Buchführung.