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Buchhaltung ist ein Muss in jeder Firma und Selbstständigkeit. Lernen Sie die ersten Grundlagen der Buchhaltung kennen!
Ihre Buchhaltung muss klar, übersichtlich und so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage Ihres Unternehmens verschaffen kann.
Dazu müssen Ihre Buchungen mit den Angaben der zugrunde liegenden Belege übereinstimmen. Ihre Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Entwicklung verfolgen lassen.
Wenn Sie auch Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches sind, dann sind Sie ferner verpflichtet, eine mit dem Original übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (z. B. als Kopie) zurückzubehalten.
Für Ihre Buchhaltung sind Belege
Damit in Ihrer Buchhaltung die Belege auch die Dokumentations- und Nachweisfunktion erfüllen können, müssen Sie darauf achten, dass die nachfolgenden Bestandteile enthalten sind:
Für Ihre Buchhaltung ist die Rechnung ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Daher müssen Sie darauf achten, dass die nach Handelsgesetzbuch vorgeschriebenen Angaben enthalten sind.
Wenn Ihre Belege diese Pflichtangaben nicht enthalten, wird die Finanzverwaltung Ihren Vorsteuerabzug in der Buchhaltung nicht akzeptierten.
Die Umsetzung Ihrer Buchhaltung umfasst die Arbeitsstufen Vorbereitung der Belege, Buchung der Belege sowie Ablage und Aufbewahrung der Belege.
Für die Buchhaltung müssen Sie nunmehr die Belege sorgfältig buchungsreif vorbereiten. Hierzu gehen Sie die folgenden Arbeitsstufen durch:
Sie können in Ihrer Buchhaltung durch die Zusammenfassung von Buchungen auf den Sachkonten ein rationelles Buchen ermöglichen, indem Sie die nächsten beiden Schritte durchführen:
Nachdem Sie Ihre Belege vorkontiert haben, buchen Sie diese im Grund- und Hauptbuch. Ihre Buchung ist also die Eintragung eines Geschäftsvorfalls anhand eines Belegs in die Bücher. Dazu müssen Sie die Belegart, den Buchungskreis und die Belegnummer angeben. Sie tragen auf dem Beleg den Belegvermerk (z. B. ER 125) und nach Ihrer Buchung auch einen Buchungsvermerk ein, der das Buchungsdatum (z. B. 28.09.2020), die betreffende Journal-(Grundbuch-)Seite (z. B. J IX/7 = Journal [Grundbuch] für September auf Seite 7) sowie Ihr Kurzzeichen (Ro = Roth) enthält.
In Ihrer Buchhaltung wird damit der Beleg zum Bindeglied zwischen dem eingetretenen Geschäftsvorfall und der daraus resultierenden Buchung.
Ihre Belege müssen Sie ordnungsgemäß ablegen und aufbewahren. Das Handelsgesetzbuch verpflichtet Sie dazu, die Buchungsbelege geordnet, d. h. nach Belegnummern und getrennt nach Belegarten in Belegkreisen (Kassenbelege, Eingangsrechnungen usw.) aufzubewahren.
Ihnen ist aber auch gestattet, die aufzubewahrenden Unterlagen zur Wiedergabe auf einem Bildträger (z. B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z. B. CD, DVD, Blu-Ray-Disk) festzuhalten, wenn Sie sicherstellen, dass die Unterlagen (z. B. Belege) wieder lesbar gemacht werden können. Sofern in Ihrer Buchhaltung eine ordnungswidrige Belegführung erkennbar wird, kann dies als Straftatbestand der
bewertet werden.
Sie müssen die Buchungsbelege nach dem Handels- und Steuerrecht 10 Jahre aufbewahren. Dabei beginnt für Sie die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist.
Im Rahmen einer einfachen Buchhaltung buchen Sie nur Zugänge und Abgänge (Zahlungsvorgänge, aber keine Leistungsvorgänge in Form von Aufwand und Ertrag) in chronologischer Reihenfolge.
Dazu stehen Ihnen u. a. folgende artspezifische Bücher zur Verfügung:
In der Buchhaltung ermitteln Sie den Erfolg (Gewinn oder Verlust) durch eine Gegenüberstellung des Vermögens am Anfang und Schluss einer Abrechnungsperiode. Dies stellt für Sie den Betriebsvermögensvergleich dar.
Bei der doppelten Buchführung müssen Sie nunmehr alle Geschäftsvorfälle nicht nur in zeitlicher Reihenfolge (Grundbuch, Journal), sondern auch in sachlicher Ordnung (Hauptbuch) aufzeichnen.
Ihrer Buchhaltung werden neben den Vermögensveränderungen und Schuldenveränderungen (einfache Buchführung) jetzt auch die Ursachen dieser Veränderungen durch die Aufzeichnung der Erfolgskomponenten gezeigt.
Die doppelte Buchführung (Doppik) bedeutet für Ihre Buchhaltung, dass
Den Erfolg (Gewinn oder Verlust) Ihres Unternehmens stellen Sie danach wie folgt dar:
Für Ihre Bilanz als Vermögensänderung ergeben sich folgende Schritte:
Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres |
- Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres |
+ private Entnahmen |
- private Einlagen |
= Gewinn oder Verlust |
Die Gewinn- und Verlust-Rechnung stellt Ihre Kapitaländerung wie folgt dar:
Erträge |
- Aufwendungen |
= Gewinn oder Verlust |
Damit gibt Ihre Buchhaltung auch einen Hinweis für die steuerliche Einordnung Ihres Unternehmens. Beim Vergleich Ihres Betriebsvermögens wird Ihr Erfolg (Gewinn oder Verlust) dadurch ermittelt, dass zunächst Ihr Eigenkapital am Schluss eines Wirtschaftsjahres Ihrem Eigenkapital am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres gegenübergestellt wird.
Ihr Eigenkapital (Reinvermögen) ist der Unterschiedsbetrag zwischen Ihrem Betriebsvermögen auf der Aktivseite der Bilanz und Ihrem Betriebsvermögen auf der Passivseite.
Zu dem jetzt ermittelten Differenzbetrag des Eigenkapitals werden Ihre Entnahmen aus dem Betriebsvermögen hinzugerechnet und Ihre Einlagen abgezogen. Dadurch wird gewährleistet, dass Vorgänge aus Ihrer Privatsphäre sich nicht auf Ihr betriebliches Ergebnis auswirken.
Mit den nachfolgenden Schritten wird der betriebliche Erfolg Ihres Unternehmens zusammenfassend dargestellt:
Eigenkapital am Schluss des Wirtschaftsjahres |
- Eigenkapital am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres |
+ Entnahmen während des Wirtschaftsjahres |
- Einlagen während des Wirtschaftsjahres |
= Erfolg (Gewinn oder Verlust) |
Die doppelte Ermittlung des Erfolgs durch Ihre Buchhaltung gewährleistet eine rechnerische Kontrolle aller Buchungen, da stets der Erfolg laut Bilanz mit dem Erfolg laut Gewinn- und Verlust-Rechnung übereinstimmen muss.
Eine wesentliche Voraussetzung Ihrer doppelten Erfolgsrechnung ist allerdings die Trennung Ihrer Konten in Bestandskonten und Erfolgskonten, damit sowohl Ihre Bilanzbestände als auch Ihre Erfolgskomponenten ausgewiesen werden.
Die Buchungen von Geschäftsvorfällen werden auf Konten vorgenommen.
Ihre Konten sind elementare Bestandteile Ihrer doppelten Buchführung und dienen zur Buchung Ihrer einzelnen Geschäftsvorfälle sowie zur Darstellung Ihrer Bilanz und Ihrer Gewinn- und Verlust-Rechnung.
Ihr Konto (lat. conto = Rechnung) ist also eine zweiseitige Rechnung, die auf getrennten Seiten Zugänge und Abgänge aufnehmen kann. Dabei verwenden Sie keine Plus- und Minuszeichen.
Die linke Seite Ihres Kontos wird als Soll und die rechte Seite als Haben bezeichnet.
Eine Ausnahme bzgl. der Seitenbezeichnungen erfolgt jedoch in Ihrem Jahresabschluss. Dort verwenden Sie die folgenden Bezeichnungen:
In Ihrer betrieblichen Praxis verwenden Sie vor allem die Konten in T-Form und Reihenform.
Bei der manuellen Buchhaltung addieren Sie beim Abschluss der Konten am Ende der Abrechnungsperiode zunächst die betragsmäßig größere Seite und schreiben das Ergebnis in gleicher Zeilenhöhe auch auf die Gegenseite. Durch Ergänzen errechnen Sie dann den Unterschied beider Seiten, den sogenannten Saldo, den man auf die kleinere Kontenseite setzt, um den Ausgleich beider Seiten herbeizuführen, d. h., Sie saldieren. Den nicht beschriebenen Raum füllen Sie dann durch einen Sperrhaken (sogenannte Buchhalternase) aus, der von links unten nach rechts oben läuft und bis an die Betragsspalte heranreicht. Durch die Sperrung der Freizeilen können Sie nachträgliche unberechtigte Ergänzungen nicht mehr vornehmen. Parallel zu den von Ihnen einfach gezogenen Abschlussstrichen ziehen Sie sodann abschließend Doppelstriche.
Da Sie den ursprünglichen Inhalt Ihrer Eintragung in Ihren Büchern der Buchhaltung nicht mittels Durchstreichen oder auf andere Weise unleserlich machen dürfen, können Sie z. B. auch nicht radieren oder andere Veränderungen vornehmen. Falls Sie aber eine fehlerhafte Buchung vorgenommen haben, können Sie diese am zweckmäßigsten durch Stornieren wieder richtigstellen.
Beispiele für eine fehlerhafte Buchung sind u. a.:
Ihre Stornobuchung (Rückbuchung) wird auf der Gegenseite des Kontos vorgenommen, auf dem Ihre fehlerhafte Buchung erfolgte. Dadurch gleichen Sie in der Buchhaltung den Fehler wieder aus. Im Anschluss können Sie dann die richtige Buchung durchführen.
In Ihrer Buchhaltung bekommen die Konten Namen. Als Bestandskonten bezeichnen Sie die in die Bilanz einbezogenen Aktivkonten und Passivkonten. In Ihrer Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlust-Rechnung) werden als Erfolgskonten die Aufwands- und Ertragskonten dargestellt.
Eine wichtige Aufgabe Ihrer Buchhaltung ist die Vornahme einer Buchung. Bei der Buchung übertragen Sie Ihre Geschäftsvorfälle auf die betreffenden Konten, indem Sie wie folgt buchen:
Bei Ihrer Buchung von Geschäftsvorfällen in der Buchhaltung können Sie einfache oder zusammengesetzte Buchungssätze bilden.
Damit bezeichnen Sie Ihre Sollbuchung nunmehr auch als Lastschrift und die Habenbuchung als Gutschrift.
Abschließend sollten Sie für Ihre Tätigkeit in der Buchhaltung zwei wichtige Begriffe kennenlernen.
Kontenrahmen sind branchenspezifische systematische Organisations- und Gliederungspläne von Konten.
Kontenpläne stellen Ihre unternehmensspezifische Ausgestaltung eines Kontenrahmens dar. Nur die Konten, die in Ihrem Unternehmen tatsächlich benötigt und geführt werden, werden in den Kontenplan übernommen. Kontenrahmen und Kontenpläne können in Ihrem Unternehmen nach dem Abschlussgliederungsprinzip oder nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut werden.
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