Personalsachbearbeiter: Alles Wichtige zum Berufsbild

Sie möchten mit Menschen arbeiten und ihnen beim Einstieg in die Berufswelt behilflich sein? Dann ist der Beruf eines Personalsachbearbeiters möglicherweise der richtige Weg für Sie. Ein Personalsachbearbeiter ist innerhalb eines Unternehmens Teil des Bereichs Human Resources (HR). Dieser ist ein betriebswirtschaftlicher Bereich und beschäftigt sich mit allen Faktoren des zielorientierten Personaleinsatzes. 

Ein Personalsachbearbeiter trägt zur Umsetzung der Personalpolitik des Unternehmens bei. Unterschiedliche Berufsbezeichnungen verweisen auf ähnliche Betätigungsfelder, unter anderem Personalfachkaufmann, HR-Sachbearbeiter, Personaldisponent oder Personalreferent sowie Personaldienstleistungskaufmann und Assistent für Personalwesen. Was Sie über das Berufsbild wissen müssen, erfahren Sie hier. 

Arbeitsalltag und Aufgaben eines Personalsachbearbeiters

Ein Personalsachbearbeiter übernimmt eine wichtige Rolle in der internen Organisation der Firma und ist neben der konsequenten Personalentwicklung auch für die gelebte Unternehmenskultur verantwortlich. Dabei kann er unterschiedlichste Aufgaben und Funktionen ausfüllen: 

• Personalplanung
  Im Team mit der Unternehmensleitung und den einzelnen Abteilungen planen Personalsachbearbeiter den künftigen Personalbedarf. Die Planung betrifft zum einen die personellen Kapazitäten, die erforderlich sind, um die Unternehmensziele zu erreichen und die betrieblichen Funktionen sicherzustellen. Zum Anderen sind es aber auch die einzelnen Arbeitskräfte, denen Personalsachbearbeiter bei ihrer persönlichen Karriereplanung unterstützend zur Seite stehen. 
• Recruiting / Personalbeschaffung
  In diesem Fall ist es die Aufgabe des Personalsachbearbeiters, das Unternehmen mit potenziell qualitativen Arbeitskräften zu versorgen. Dafür formuliert er die Anforderungen in Stellenausschreibungen, ist in Kontakt mit externen Personaldienstleistern, Job- und Recruiting-Börsen, präsentiert das Unternehmen bei Informationsveranstaltungen von Bildungsträgern und Ausbildungseinrichtungen wie Fach- und Hochschulen oder bei Kontaktmessen. Es müssen Bewerbungen gesichtet und bearbeitet sowie Termine für Bewerbungsgespräche festgelegt werden. 
• Onboarding / Personal-Eingliederung:
  Ist eine neue Arbeitskraft eingestellt, hat der Personalsachbearbeiter die Aufgaben, die Eingliederung ins Unternehmen durch Systematik und Professionalisierung zu unterstützen. Dazu gehören unter anderem der frühzeitige Kontakt zum Arbeitnehmer, die Vorbereitung der Arbeitsmittel (Ausweis, Computer, Arbeitsplatz etc.) oder das Erstellen eines Plans für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Personalsachbearbeiter stehen als kommunikativer Partner für Monitoring und Feedback zur Verfügung. 
• Personalführung und -entwicklung
  Personalsachbearbeiter haben die Qualifikation der Mitarbeiter im Blick. Sie erstellen Weiterbildungspläne, planen Supervisionen oder Coaching, fördern Kompetenzen und Schlüsselqualifikationen. Dafür erfassen sie den aktuellen Qualifikationsstand beim Personal, führen Mitarbeiterbefragungen durch und geben 360-Grad-Feedback. Enden Arbeitsverhältnisse im Unternehmen, stellen Personalsachbearbeiter Arbeitszeugnisse aus. 
• Personalverwaltung
  Zahlreiche administrative Aufgaben werden von Personalsachbearbeitern übernommen. Sie verwalten die Personalakten der Angestellten und sind für den Datenschutz dieser sensiblen Unterlagen zuständig. Sie übernehmen Meldungen an die Arbeitsagenturen sowie Berufsgenossenschaften und haben den Überblick über Arbeitszeitkonten, Krankheits- und Urlaubszeiten. Sie kümmern sich um die Arbeitsverträge sowie die Arbeitsplatzbeschreibungen. In einigen, besonders kleineren Unternehmen ist der Personalsachbearbeiter auch für die Gehaltsabrechnung zuständig. Größere Unternehmen haben die Personalabteilung von den Aufgaben der Gehaltsabrechnung getrennt.

Wie werden Sie Personalsachbearbeiter? 

Eine anerkannte Berufsausbildung zum Personalsachbearbeiter gibt es nicht, aber wer bereits eine kaufmännische und/oder verwaltungstechnische Ausbildung genossen hat, kann sich im Bereich Personalwesen auf vielfältige Weise an diversen Aus- und Weiterbildungseinrichtungen spezialisieren. 

Auch für Quereinsteiger ist der Beruf eines Personalsachbearbeiters bestens geeignet. Zahlreiche Fernakademien sowie die Industrie- und Handelskammern bieten Umschulungen und Weiterbildungen als Fernstudium in diesem Bereich an. Als Voraussetzung ist dafür in der Regel eine kaufmännische und/oder verwaltungstechnische Ausbildung oder eine mehrjährige Berufspraxis in diesen Bereichen nachzuweisen. Eine mögliche Ausbildung kann auch berufsbegleitend und parallel zum Job betrieben werden. 

Sinnvoll ist es, die entsprechenden Qualifizierungen für die Zulassung bei den Einrichtungen anzufragen. Diese stellen meist kostenloses Informationsmaterial zur Verfügung. Ein Vergleich von Ausbildungskosten, Ausbildungszeiten und -inhalten bietet sich an, damit die geplante Ausbildung zum gewünschten Karriereplan passt. 

Auch ein berufsbegleitendes (Fern-)Studium im Bereich Personalwesen ist möglich. Diese wird an diversen Fach- und Hochschulen im Präsenzstudium, aber auch als Fernstudium oder Abendstudium angeboten. Studienfächer wie Human Resources, Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftswissenschaft und Personalmanagement bieten sich für eine weiterführende Karriere in der Personalsachbearbeitung an.

Die Aus- bzw. Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter kann je nach gewählter Lehrgangsform zwischen 12 und 18 Monaten dauern. 

Wie hoch ist das Gehalt eines Personalsachbearbeiters? 

Personalsachbearbeiter finden Beschäftigung in Unternehmen aller Branchen und Unternehmenszweige sowie in der öffentlichen Verwaltung. Als Fachkräfte werden sie gesucht. Das durchschnittliche Einstiegsgehalt liegt bei 35.000 Euro pro Jahr, kann aber nach Größe und Standort des Unternehmens stark variieren. In großen Industriestandorten wie Süddeutschland ist der Lohn höher als in Unternehmen in strukturschwachen Regionen. 

Je nach Zusatzqualifikationen sowie Anpassungsweiterbildungen, Berufserfahrung und Verantwortungsbereich kann der Lohn von Personalsachbearbeitern auf bis zu 60.000 Euro pro Jahr ansteigen.

Welche Eigenschaften sind von Vorteil als Personalsachbearbeiter?

Ein Personalsachbearbeiter sollte über hervorragende Kenntnisse im individuellen wie kollektiven Arbeitsrecht verfügen. Das betrifft zum einen das Arbeitsvertragsrecht und das Arbeitsschutzrecht (Mutterschutz, Jugendschutz, Schwerbehindertengesetz, Arbeitszeitverordnung etc.) sowie das Tarifvertragsrecht. Eine regelmäßige Aktualisierung der sozialrechtlichen Gesetzgebung ist von Vorteil. 

Neben dieser Sachkompetenz ist Vielseitigkeit von Vorteil. Spezialisierungen im Personalmanagement, in der Personalbuchhaltung oder der Kommunikation sind möglich. Zugleich handelt es sich beim Beruf des Personalsachbearbeiters um einen Beziehungsberuf, also ist Kommunikation gefragt. Komplexe Sachverhalte müssen verständlich, korrekt und unparteiisch dargeboten werden. 

Wer eine Karriere als Personalsachbearbeiter anstrebt, sollte neben Sachkompetenz und Kommunikationsstärke über einige besondere Eigenschaften und Fähigkeiten verfügen, unter anderem

• Diskretion: Als Personalsachbearbeiter stehen Fähigkeiten wie Verschwiegenheit, Geheimhaltung und Vertraulichkeit an oberster Stelle. Arbeitgeber wie Arbeitnehmer erwarten einen vertraulichen und sensiblen Umgang mit den persönlichen Daten wie Arbeitszeugnisse, Löhne oder Qualifikationen etc.
• Organisationstalent: Eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise ist für Personalsachbearbeiter von Vorteil. Es gilt, den Überblick zu behalten und auch schwierigen Situationen standzuhalten. 
• Konfliktmanagement: Gerade in der täglichen Arbeit mit Menschen kann es zu Beschwerden und Konflikten kommen. Personalsachbearbeiter müssen diese Situationen bewältigen und sollten in der Lage sein, Auseinandersetzungen zu entschärfen und Streitigkeiten aufzulösen. Häufig sind schwierige Gespräche zu führen, Disziplinarangelegenheiten zu klären oder das Ende von Arbeitsverhältnissen zu kommunizieren. 
• Zeitmanagement: Personalsachbearbeiter organisieren ihre Aufgaben in der Regel selbständig, sind aber auch häufig von monatlichen Terminen abhängig. Arbeiten auf Druck und in der vorhandenen Zeit effizient zu erledigen, gehört damit zum Berufsalltag. 

Neben den genannten sind weitere Eigenschaften besonders nützlich, um beruflich als Personalsachbearbeiter erfolgreich zu sein. Dies wären unter anderem  

• Kenntnisse gängiger Software, unter anderem den Office-Anwendungen wie Excel, Word und Outlook.
• ein selbstsicheres und souveränes Auftreten. Unvoreingenommen auf Menschen zugehen und über eine gute Menschenkenntnis verfügen, kann sich vorteilhaft auf die Karriere auswirken.
• Sorgfalt in der Beurteilung von Menschen.
• Freude bei der Arbeit mit Menschen.