Sachbearbeiter: Aufgaben und Gehalt

Sachbearbeiter – Diese Berufsbezeichnung kennt wohl jeder und ist oft in Stellenanzeigen zu lesen. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sind in Finanzämtern ebenso zu finden wie in Unternehmen, bei Anwälten oder bei der Agentur für Arbeit. Überall dort, wo es viel Büroarbeit zu erledigen gibt, sind Sachbearbeiter gefragt. Doch was macht ein Sachbearbeiter eigentlich genau und wie wird man Sachbearbeiter?

Wie wird man Sachbearbeiter?

Mit dem Begriff Sachbearbeiter sind unterschiedliche berufliche Positionen und Aufgabengebiete verbunden. Dies hat zur Folge, dass mehrere Ausbildungen und Weiterbildungen infrage kommen. Oftmals hat ein Sachbearbeiter zunächst Bürokaufmann, Verwaltungsfachangestellte oder einen anderen kaufmännischen Beruf gelernt und später passende Fortbildungen für Sachbearbeiter besucht. Quereinsteiger können aber auch einen Fernlehrgang machen und so Sachbearbeiter werden. Für diese Weiterbildung entscheiden sich oft Angestellte, die bereits Erfahrung im Büro mitbringen.

Immer wieder entscheiden sich auch Studienabbrecher oder Absolventen einer fachfremden Ausbildung für eine Weiterbildung zum Sachbearbeiter. Gute Computer- und Deutschkenntnisse sind die wichtigsten Voraussetzungen, um den Fernlehrgang zu starten. Je nach Fachbereich sind Fremdsprachenkenntnisse und Spezialwissen, beispielsweise im Sozialversicherungsrecht, notwendig. Persönliche Eigenschaften wie eine gute Kommunikationsfähigkeit, Diskretion, Organisationstalent und gewissenhaftes Arbeiten sind für Sachbearbeiter hilfreich.

Ein Fernstudium zum Sachbearbeiter ist ebenfalls möglich. Dieses ist für Quereinsteiger, Büromitarbeiter und Verwaltungsangestellte gut geeignet. Da die Anforderungen an Büroarbeiten in den letzten Jahren gestiegen sind, lernen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Sachbearbeiter-Fernstudiums hier auch die Grundlagen der Betriebswirtschaft und erwerben Kenntnisse in der Buchführung und im Steuerwesen. Gerade Sachbearbeiter mit breitem Wissen haben gute Chancen auf dem Arbeitsmarkt und sind in vielen Branchen vielseitig einsetzbar.

Welche Aufgaben hat ein Sachbearbeiter?

Das Berufsbild ist sehr breit gefächert, daher wird oftmals noch nach Fachgebiet unterteilt. Die Aufgaben eines Sachbearbeiters sind daher je nach Arbeitsumfeld sehr unterschiedlich. Typischerweise erledigen Bürosachbearbeiter alle anfallenden Bürotätigkeiten. Diese variieren je nach Unternehmen, in dem sie angestellt sind. Sie erstellen und prüfen Rechnungen, erstellen Angebote und übernehmen die Korrespondenz mit Kunden. Sie schreiben E-Mails und Briefe zu den unterschiedlichsten Themen und telefonieren mit den jeweiligen Ansprechpartnern. Oft müssen auch Daten wie die Kontaktdaten von Kunden gepflegt werden.

Arbeitet ein Sachbearbeiter in der Hausverwaltung, müssen Sachbearbeiter Nebenkostenabrechnungen erstellen, Mietverträge erstellen oder Wohnungsübergaben vorbereiten. Als Personalsachbearbeiter sind Sie für die Vorbereitung von Gehaltszahlungen und der Verwaltung der Mitarbeiterdaten zuständig.

Sachbearbeiter, die beispielsweise im Export, der Buchhaltung, in der Logistik oder im Vertrieb arbeiten, müssen spezielle Kenntnisse, beispielsweise in der Buchführung, mitbringen. Auch gute Englischkenntnisse sind hier gefragt. Viele Sachbearbeiter arbeiten auch im öffentlichen Dienst, wo der Schwerpunkt oft auf Verwaltungsaufgaben liegt.

Je nach Abteilung oder Branche sind die täglichen Aufgaben ganz unterschiedlich. Ein Auftragssachbearbeiter erstellt vor allem Aufträge und Rechnungen, während ein Sachbearbeiter im Qualitätsmanagement mit der Sicherstellung der Qualität der Produkte des Unternehmens betraut ist. Im Datenmanagement muss ein Sachbearbeiter Daten erfassen und pflegen. Auf einen Logistik-Sachbearbeiter kommen vor allem Aufgaben rund um Einkauf und Transport zu. Gezielte Fortbildungen erhöhen die Aufstiegschancen und erweitern das Tätigkeitsfeld. So ist es denkbar, dass ein Sachbearbeiter nach einigen Jahren im Beruf recht problemlos die Abteilung oder die Branche wechselt und sich dort rasch einarbeiten kann.

Sachbearbeiter ist auf jeden Fall ein sehr vielseitiger Job und es finden sich zahlreiche Stellenangebote, sodass für gut ausgebildete Mitarbeiter der Stellenmarkt einige attraktive Möglichkeiten bietet. Je nach Position tragen Sachbearbeiter viel Verantwortung im Unternehmen und sind daher unverzichtbar für viele Chefs. Meist haben Sachbearbeiter ein festgelegtes Arbeitsgebiet mit wiederkehrenden Aufgaben, in denen sie im Laufe der Zeit viel Erfahrung sammeln. Oftmals sind sie nur mit einem bestimmten Sachverhalt in der Verwaltung betraut.

An vielen Arbeitsplätzen für Sachbearbeiter ist es sehr wichtig, dass sie wiederkehrende Aufgaben in gleichbleibender Qualität und Zuverlässigkeit nach bestimmten Vorgaben durchführen. Da Sachbearbeiter idealerweise gute Teamplayer sind, bilden ihre Tätigkeiten oft die Grundlage, damit Kollegen aus anderen Abteilungen mit ihren Ergebnissen weiterarbeiten können. Wird beispielsweise eine Lohnabrechnung vorbereitet, muss dies korrekt sein, sodass die Buchhaltung dies ordnungsgemäß verbuchen und die Zahlung anweisen kann.

Was verdient ein Sachbearbeiter?

Das Gehalt für Sachbearbeiter, schwankt je nach Arbeitgeber, Ausbildung und Aufgaben sehr stark. In der Logistik sind die Einstiegsgehälter sehr hoch und auch später können hier die Gehälter höher liegen als in anderen Branchen. Wer ein Studium absolviert hat, kann später bessere Aufstiegschancen und eine bessere Aussicht auf ein höheres Gehalt haben. Neben einem Studium helfen hier gezielte Weiterbildungen für Sachbearbeiter. So können Sie später beispielsweise Abteilungsleiter werden und so ebenfalls mehr verdienen. 

Auch die Spezialisierung wirkt sich auf das Gehalt aus. Im Vertrieb können Sachbearbeiter laut Robert Half nach einigen Jahren Berufserfahrung 38.000 Euro verdienen. Kommen hier weitere spezielle Qualifikationen hinzu, kann das Gehalt auf 47.750 Euro ansteigen. In der Logistik sind nach einigen Jahren im Beruf Gehälter von 41.000 Euro möglich. Wer sich im Export gezielt weiterbildet und viel Erfahrung mitbringt, kann 54.000 Euro im Jahr verdienen. Generell sind also Gehälter von 30.000 Euro bis zu über 50.000 Euro möglich. Berufseinsteiger beginnen oft mit 21.000 Euro im Jahr.

Häufige Fragen zum Berufsbild Sachbearbeiter

Was macht ein Sachbearbeiter?

Es gibt nicht DEN Sachbearbeiter. Sachbearbeiter sind in verschiedensten Unternehmen oder Behörden angestellt. Daher variieren auch die Aufgaben. Generell lässt sich sagen, dass Sachbearbeiter viele Bürotätigkeiten und Verwaltungsaufgaben übernimmt. Je nach Arbeitsplatz kommen spezielle Tätigkeiten wie die Buchhaltung hinzu.

Was verdient ein Sachbearbeiter?

Ebenso unterschiedlich wie die Aufgaben eines Sachbearbeiters sind auch die Gehaltsaussichten. Hier lässt sich keine generelle Einschätzung geben, da die Branche, die genaue Position im Unternehmen sowie die Ausbildung hier eine Rolle spielen. Als Faustregel gilt, dass Sachbearbeiter 30.000 Euro bis über 50.000 Euro im Jahr verdienen können.

Wie wird man Sachbearbeiter?

Meist haben Sachbearbeiter eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung absolviert, einige haben zuvor auch studiert. Weiterbildungen, auch als Fernlehrgang, helfen dabei, sich für Sachbearbeiter-Stellen zu qualifizieren.

Kann jeder Sachbearbeiter werden?

Theoretisch ja. Sachbearbeiter sind in vielen Branchen gefragt und vor allem, wer bereits Erfahrung in der Büroarbeit oder im kaufmännischen Bereich mitbringt, hat auch als Quereinsteiger gute Chancen auf eine Stelle als Sachbearbeiter.