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Die wichtigsten Fakten für angehende Office Manager

  • Weiterbildung zum Office Manager
  • Aufgaben & Gehalt eines Office Managers
  • wichtige Eigenschaften für Office Manager

Die Arbeit als Office Manager ist sehr abwechslungsreich und oft mit viel Verantwortung verbunden. In vielen Unternehmen ist der Office Manager die Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern. Office Manager werden gelingt über eine Weiterbildung.

Je nach Größe der Unternehmen sowie den innerbetrieblichen Strukturen sind die Aufgaben und Befugnisse des Office Managers sehr unterschiedlich. In vielen Unternehmen werden aber sehr verantwortungsvolle Aufgaben an den Office Manager übertragen. Eine Office Managerin ist damit schon lange keine Sekretärin mehr, denn sie übernimmt weitaus mehr und verantwortungsvollere Aufgaben als eine klassische Sekretärin.
 

Wie wird man Office Manager?

Der Beruf des Office Managers ist weder eine Ausbildung noch ein Studium, sondern wird in einer Weiterbildung erlernt. Eine vorherige Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf oder im Hotelgewerbe ist von Vorteil. Aber auch Quereinsteiger können an der Weiterbildung teilnehmen.

Feste Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Weiterbildung gibt es in der Regel nicht. Gelegentlich werden Vorkenntnisse wie MS Office verlangt. Je nach Bildungsanbieter sind die Schwerpunkte und Inhalte der Ausbildung unterschiedlich. Mal wird der Schwerpunkt auf PC-Kennnisse gelegt, mal auf kaufmännisches Wissen. Bei anderen Weiterbildungen wird dies bereits vorausgesetzt.

In der Regel gehören Themenbereiche wie Betriebswirtschaftslehre, Personalführung, Projekt- und Veranstaltungsmanagement und Verhandlungstechniken zu den Inhalten der Weiterbildung. Die Weiterbildung kann mit einer internen Prüfung und einem Teilnehmerzertifikat enden oder auf die IHK-Prüfung zum Office Manager vorbereiten. Hier werden eine schriftliche Prüfung und eine Präsentation verlangt.
 

Welche Eigenschaften sind für Office Manager wichtig?

Je nach Unternehmen sind die Aufgaben eines Office Managers und auch die damit verbundenen Eigenschaften sehr unterschiedlich. Grundsätzlich sind aber

  • Teamfähigkeit,
  • Verantwortungsbewusstsein,
  • Personalführung,
  • Organisationstalent und
  • Kommunikationsstärke

Eigenschaften, die ein Office Manager mitbringen sollte.
 

Wo kann man Office Manager werden?

In der Regel beginnen Menschen nach einigen Jahren Berufserfahrung die Weiterbildung zum Office Manager, die meist mit einem IHK-Zertifikat abschließt. Der Lehrgang dauert mehrere Monate und kann auch berufsbegleitend absolviert werden. Einige Bildungsanbieter bieten die Weiterbildung zum Office Manager in Teilzeit, Vollzeit oder als Fernlehrgang an. Ein Fernstudium kann dabei eineinhalb Jahre dauern. Da Office Manager oft in Vollzeit beispielsweise in der Verwaltung arbeiten, ist ein Fernlehrgang eine gute Alternative. Auch die sgd bietet die Weiterbildung zum Office Manager an.
 

Welche Aufgaben hat ein Office Manager?

Als Office Manager vertreten Sie die Geschäftsführung und führen auch Personalgespräche. Der Arbeitsplatz befindet sich meist in der Verwaltung eines Unternehmens. Zu den Aufgaben eines Office Managers gehört es zudem, Aus- und Weiterbildungen zu organisieren oder Veranstaltungen und Projekte zu planen. Je nach Unternehmen können die täglichen Aufgaben allerdings sehr unterschiedlich sein. Oft koordiniert ein Office Manager die Büroarbeit und ist dabei die Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern. Er oder sie plant Betriebsabläufe und ist für die Personalplanung zuständig. Verhandlungen und andere Gespräche gehören ebenfalls für viele Office Manager zum Alltag. Dazu können Aufgaben wie Terminkoordination, Marktanalysen oder das interne Konfliktmanagement im Unternehmen kommen.

Die Aufgaben im Office Management sind damit sehr umfangreich. Office Manager müssen sich daher heute gut mit Microsoft Office und anderen Programmen auskennen, damit Betriebsabläufe reibungslos funktionieren. Auch betriebswirtschaftliches Wissen, rechtliche Grundlagen und Aspekte der Personalführung gehören zu den Grundlagen des Berufsbilds.
 

Was verdient man als Office Manager?

Das Jahresgehalt eines Office Managers kann durchaus bei 36.000 bis 40.000 Euro liegen, ist aber unter anderem von der Branche, der Firmengröße und der Berufserfahrung abhängig. Wer schon seit 20 Jahren im Unternehmen ist, verdient natürlich deutlich mehr als ein Berufsanfänger. Auch die Aufgaben sowie das Maß der Verantwortung spielen eine Rolle. Ein Bruttogehalt von 2.800 Euro ist durchaus üblich und liegt damit über dem Gehalt anderer kaufmännischer Berufe. Die regionalen Unterschiede können teils sehr gravierend sein. Während in Bremen je nach Unternehmen sogar Gehälter von fast 6.000 Euro im Monat möglich sind, liegt Mecklenburg-Vorpommern mit Gehältern von rund 1.300 Euro am unteren Ende der regionalen Spanne.
 

Warum es sich lohnt, Office Manager zu werden

Das Berufsbild des Office Managers ist noch relativ neu. Dennoch sind die Perspektiven sehr gut, da Office Manager in vielen Unternehmen und Branchen gefragt sind. Allerdings werden auch in diesem Beruf die Anforderungen immer komplexer. Mit der Bereitschaft zur Weiterbildung können aber sehr anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben auf Office Manager zukommen. Die Berufschancen hängen dabei auch davon ab, wie viel Wissen ein Office Manager schon vorab mitbringt. Wer beispielsweise mehrere Sprachen beherrscht, kann auch in internationalen Unternehmen arbeiten. Weiterbildungen können dabei helfen, Führungsaufgaben zu übernehmen.

Vor allem in der IT-Branche ist der Beruf des Office Managers sehr gefragt. Auch in weiteren Branchen wird sich der Beruf etablieren und in vielen Unternehmen eine zentrale Position einnehmen. Insbesondere für Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Mitarbeiter*innen und Führungskräften sind Office Manager gefragt.

Die Weiterbildung zum Office Manager ist eine anerkannte Qualifikation, die Absolventen zur Fachkraft im Büromanagement qualifiziert. Für Arbeitnehmer mit Vorkenntnissen lohnt sich die Weiterbildung oft ebenso wie für Quereinsteiger, die sich beruflich neu orientieren wollen oder planen, in den Bereich der Verwaltung zu wechseln.

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