Microsoft Excel – Tabellen in Excel filtern

Warum Daten in Excel filtern?

Excel bietet mehrere hilfreiche Funktionen zum Sortieren und Filtern. Dabei können Sie nicht nur in einzelnen Spalten nach Informationen suchen, sondern auch horizontal filtern. Mit der Funktion „Filtern“ finden Sie Daten in Excel, die für Ihre aktuelle Aufgabe relevant sind, schneller. Mit den Standard-Filtern bzw. Autofiltern können Sie ebenso wie mit benutzerdefinierten Spezialfiltern auch eine unübersichtliche Tabelle mit mehreren Kriterien durchsuchen, was die Suche nach einer bestimmten Information beschleunigt und vereinfacht.

Das Ergebnis des Filterns in Excel ist oft, dass Sie nicht nur schneller gewünschte Informationen finden, sondern auch nach doppelten Einträgen filtern können. So lassen sich Duplikate filtern und können dann gelöscht oder korrigiert werden. Sie können nach Zahlen und Textinhalten filtern, aber auch nach Daten oder Farben.

Excel bietet zwei Wege an, um mehr Übersicht in ein Dokument zu bekommen: Filtern und Sortieren. Bei der Sortierung bleiben alle Daten sichtbar, während beim Filtern nur der gesuchte Kriterienbereich angezeigt wird. Beim Sortieren verändert sich die Reihenfolge der Daten. Beim Filtern bestimmen Sie, welche Daten angezeigt werden. Es ist beispielsweise auch möglich, dass nur noch alle Werte über einer bestimmten Zahl oder bestimmten Zeilen mit einzelnen Wörtern übrig bleiben. Die anderen Datensätze werden jedoch nicht gelöscht, nur ausgeblendet. Später können Sie also jederzeit wieder auf die vollständige Tabelle zugreifen.

Filter in Excel setzen: So geht‘s!

Um in einem Dokument einen Excel-Filter zu setzen, klicken Sie auf die Option „Sortieren und Filtern“. Hier wählen Sie die Option „Filtern“ aus. Wenn Sie nun auf den kleinen Pfeil im Dialogfenster klicken, öffnet sich ein Menü, in dem Sie auswählen können, wonach das Tabellenblatt gefiltert werden soll, beispielsweise nach Zahlen oder Farben. Wählen Sie nun die gewünschte Option aus und klicken Sie auf „Ok“. Nun werden in der Spalte nur noch die Zellen angezeigt, in denen der gesuchte Wert enthalten ist. Meist erscheint nun nur noch ein kleiner und damit übersichtlicher Datensatz, in dem Sie schnell die gewünschte Information finden.

Sie können mit Filtern in Excel auch nach Daten suchen, die größer als eine bestimmte Zahl sind. Dazu wählen Sie im oben genannten Menü die Funktion „Zahlenfilter“ aus und wählen hier ein bestimmtes Kriterium. Zudem gibt es einen „Textfilter“, mit dem Sie Wörter in einem bestimmten Kriterienbereich finden können.

Benutzerdefinierte Excel-Filter erstellen

Daneben bietet Excel auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Filter einzusetzen und damit Daten nach bestimmten Vorgaben zu filtern. Wählen Sie den Menüpunkt „Sortieren und Filtern“ aus, finden Sie hier auch die Option „Benutzerdefiniertes Sortieren“. Vorab müssen Sie den Listenbereich markieren, der im Dokument gefiltert werden soll. Beim benutzerdefinierten Filtern können Sie nun individuelle Regeln festlegen. Auch filtern mit Formel oder filtern nach Datum ist auf diesem Weg möglich.

Excel-Filter funktioniert nicht?

Funktioniert das Filtern mit Excel nicht wie gewünscht, kann dies mehrere Ursachen haben. Möchten Sie beispielsweise nach Zahlen filtern, sollten alle Zahlen in der Liste auch als solche formatiert sein, damit Excel sie finden kann. Auch das Deaktivieren der Spaltenüberschrift, die in der Regel beim Sortieren und Filtern mit Excel nicht miteinbezogen wird, kann eine Lösung sein.

Auch andere Formatierungen können die Ursache sein, dass das Filtern mit Excel nicht funktioniert. In diesem Fall sollten Sie die betroffenen Zeilen markieren und alle Formatierungen wie Hintergrund- oder Schriftfarben entfernen. Wenn Sie nur einen Teil der Tabelle filtern wollen, müssen Sie diesen vor dem Filtern markieren.