E-Mail schreiben – so geht’s richtig

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Eine Mail, einfach übersetzt: elektronische Post, ist schnell geschrieben und verschickt. Sie er-reicht den Adressaten unverzüglich. Doch wie schreibt man eine E-Mail richtig und so, dass sie ihren Zweck optimal erfüllt? Lesen Sie hier, wie man E-Mail-Kommunikation souverän meistert und Fallstricke umgeht.

Der Header einer E-Mail: Wann man „Cc“ und „Bcc“ sinnvoll nutzt

Haben Sie ein E-Mail-Programm installiert, dann können Sie gleich mit dem Schreiben einer E-Mail, also einer elektronischen Nachricht, loslegen.

Im Header sind die Felder An, Cc und Bcc zu finden:

In dem Feld „An“ wird die E-Mail-Adresse desjenigen gesetzt, dem Sie schreiben möchten.

Das Feld „Cc“, englisch für Carbon Copy, also Durchschlag, nutzt man, wenn man jemanden in Kopie setzen möchte. Der eigentliche Empfänger kann sehen, wer die Mail in Kopie erhalten hat.

Setzen Sie einen Empfänger auf „Cc“, dann geben Sie ihm das Signal, dass Sie keine Aktion erwarten, ihn aber trotzdem in Kenntnis über einen Vorgang oder ein Ereignis setzen wollen. Nutzen kann man das „Cc“-Feld vor allem dann, wenn sich alle angeschriebenen Personen kennen und die jeweilige E-Mail-Adresse allen bekannt ist. Dies ist zum Beispiel bei Mitarbeitern eines Unternehmens der Fall.

Darunter befindet sich das Feld „Bcc“. Hier können Sie jemandem eine „Blind Carbon Copy“ der E-Mail zukommen lassen. Der Empfänger der E-Mail, den Sie im Feld „An“ eingesetzt haben, kann nicht erkennen, dass es noch einen weiteren Empfänger der E-Mail gibt.

Dies sollte man immer dann tun, wenn man einen Rundbrief oder Newsletter schreiben will und die Empfänger dieser Mail sich nicht untereinander kennen bzw. nicht aus einer Firma kommen. Denn in diesem Fall ist man verpflichtet, die Daten der eigenen Kontakte vor Missbrauch zu schützen. So sieht es die Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) vor.

Grundsätzlich sollte man entscheiden, wer die E-Mail in Kopie erhalten sollte und an wen man die E-Mail nur in Bcc sendet. Schickt man eine E-Mail an einen externen Empfänger, also zum Beispiel an jemanden außerhalb des eigenen Unternehmens, dann sollte man überlegen, ob Kollegen oder weitere externe Empfänger besser in das „Bcc“-Feld gesetzt werden müssen. Denn schließlich weiß man nicht, ob diese in Blindkopie gesetzten Empfänger damit einverstanden sind, dass ihre E-Mail-Adresse auch anderen, dritten Parteien bekannt wird.

 

Die Betreffzeile einer E-Mail wählen

In der Betreffzeile gibt man den Grund oder Anlass der E-Mail an. Dieser sollte möglichst aussagekräftig und kurz ausfallen, weil er dem Adressaten auf einen Blick zeigt, worum es in der E-Mail geht. Vergleichen könnte man den Betreff mit der Überschrift einer Nachricht. Auch hier soll der Leser schnell entscheiden können, ob die E-Mail für ihn relevant und lesenswert ist.

E-Mails ohne Betreff können von verschiedenen E-Mail-Programmen auch automatisch in den Spam-Ordner verschoben werden. Deshalb sollte stehts ein Betreff vergeben werden, um sicher zu gehen, dass der Empfänger die E-Mail auch zugestellt bekommt.

 

Stil der E-Mail

Bevor Sie nun mit der eigentlichen Erstellung der E-Mail beginnen, sollten Sie vorher noch die Form und den Stil der Nachricht anpassen. Hierbei sollten Sie vor allem auf die passende Schriftart und Schriftgröße achten.

Als optimale Schriftart eigenen sich die Stile „Arial“ oder „Helvetica“. Diese gehören zu den serifenlosen Schriftarten und sind damit, unabhängig der Bildschirmgröße, leicht lesbar.

Bei der Wahl der Schriftgröße sollten Sie einen guten Mittelweg finden, damit die Nachricht auf kleinen Endgeräten, wie Smartphones, ebenso wie auf großen Bildschirmen erkennbar ist. Die Schrift sollte daher nicht zu klein, aber auch nicht zu groß sein. Zu große Schrift kann schnell unprofessionell wirken. Empfehlenswert ist deshalb eine Schriftgröße zwischen 10 und 12 pt.

 

Die korrekte Anrede in einer E-Mail

Unter dem Betreff befindet sich ein großes Feld für den Text Ihrer E-Mail, der nach der korrekten Anrede folgt. Doch schon mit der Anrede sollte man sich einige Mühe geben.

In den meisten Fällen kennt man den Empfänger seiner E-Mail. Daher kann man den Empfänger auch mit Namen anschreiben. Das ist viel freundlicher und persönlicher als ein allgemeines „Hallo“ oder „Hi“. Je mehr Mühe man sich beim Schreiben gibt, desto freundlicher wird der E-Mail-Kontakt.

Hier einige Formulierungen, die man in E-Mails verwenden kann:

  • Lieber Herr XYZ, / Liebe Frau XYZ, … Diese Grußformel sollten Sie nutzen, wenn Sie mit dem Empfänger schon bekannt sind. Für den ersten Kontakt ist die Formel dagegen etwas zu vertraut.
  • Sehr geehrter Herr …/ Sehr geehrte Frau … klingt im ersten Moment vielleicht etwas steif, ist aber die klassische Grußformel, mit der man vor allem im Berufsleben meist richtig liegt. Ist ihr berufliches Umfeld jedoch eher leger, dann liegt man mit dieser Grußformel nicht richtig. Hier kommt es also auf ein wenig Gespür für den geeigneten Tonfall an. Diese Anrede ist auch passend, wenn Personen beispielweise Professoren- oder Doktortitel tragen und diese in die Anrede integriert werden sollen. Ob der Doktortitel mitgenannt wird, sollte je nach Adressat geklärt werden. Bei einem Erstkontakt ist die Nennung des Doktortitels aber sehr höflich und respektvoll.
  • Guten Morgen Herr … / Frau … Mit dieser Grußformel liegt man vormittags immer richtig. Achten sollte man jedoch darauf, dass man einen „Guten Morgen“ nicht mehr nach 12:00 mittags wünscht. Und wahrscheinlich erzeugt man auch um 11:50 schon Stirnrunzeln beim Empfänger, wenn man noch einen guten Morgen wünscht. Also gerade bei geschäftlichen E-Mails einfach auf die Tageszeit achten.
  • Guten Tag Herr … / Frau … Ein richtiger Allrounder ist diese Unabhängig von der Tageszeit kann man diese Grußformel bis in den Nachmittag nutzen. Sie ist nicht die persönlichste alle Anreden, aber dafür die sicherste.
  • Dialekt oder regionale Anrede … Eine Begrüßung mit „Moin moin …“ oder „Servus …“ kann immer dann passend sein, wenn man den regionalen Charakter des Unternehmens betonen will. So wäre für einen Tourismusverband oder den Hersteller eines regionalen Produktes eine solche Ansprache durchaus passend.

Kennt man den Empfänger der E-Mail nicht genau, weil man an eine E-Mail-Adresse schreibt, die mit „info@... oder „kontakt@...“ beginnt, dann kann man durchaus mit einem „Guten Tag“ oder „Guten Morgen“ starten. Hier wird es einem nicht übelgenommen, dass die persönliche Ansprache fehlt.

Grundsätzlich gilt, dass die Anrede in einer E-Mail immer höflich, freundlich und respektvoll sein sollte. Anders als beim persönlichen Gespräch kann ihr Lächeln keine Freundlichkeit transportieren – dies muss der Ton der E-Mail übernehmen. Zur besseren Übersicht sollte nach der Anrede eine Leerzeile folgen, an welche dann der eigentliche Inhalt angeschlossen wird.

 

Inhalt der E-Mail

Nach der freundlichen und korrekten Anrede folgt der Inhalt, also der Grund für die Mail, der strukturiert sein sollte.

Man beginnt zunächst mit einer kurzen Einleitung und Beschreibung des Anliegens. Dies sollte auch schon in der Betreffzeile skizziert sein.

Danach kann man das Anliegen näher schildern und mit dem wichtigsten Punkt beginnen und erst dann zu weniger wichtigen Aspekten übergehen. Das verständliche Strukturieren ist vor allem im Geschäftskontext wichtig.

Der E-Mail-Nachricht Struktur zu geben, hilft dem Leser, den Inhalt richtig zu erfassen und korrekt darauf zu reagieren. Fügt man Absätze ein und hält diese möglichst kurz, dann bleibt die E-Mail übersichtlich.

Manche Leute lesen dienstliche E-Mails schon auf dem Weg zur Arbeit – also auf dem Smartphone. Hier sind kurze Sätze und sinnvolle Absätze noch viel wichtiger für die schnelle Erfassung des Inhalts als bei einer größeren Darstellung am Desktop.

Auch wenn es manche tun – es ist einfach unhöflich: Durchgehende Kleinschreibung macht das Lesen von E-Mails nicht leichter. Es zeigt vielmehr, dass es dem Verfasser egal ist, wie viel Zeit man mit dem Lesen der Nachricht verbringen muss.

Gleiches gilt für das Thema Rechtschreibung. Der Empfänger einer E-Mail soll mit der Nachricht ja etwas anfangen können. Wenn man ohne Punkt und Komma schreibt und sich keine Mühe mit der korrekten Schreibweise gibt, dann mutet man dem Angeschriebenen eine Menge zu und wirkt selbst schnell unprofessionell. Im schlimmsten Fall stiehlt man ihr oder ihm Zeit. Vermeiden Sie daher Tippfehler!

Ebenso ist es eine Selbstverständlichkeit, dass man in ganzen Sätzen schreibt. Auch so erleichtert man dem Adressaten das Lesen und Verstehen der E-Mail. Bei komplexen Zusammenhängen können zur größeren Verständlichkeit auch Listen in Form einer Aufzählung integriert werden. Diese sollten aber trotzdem in einem förmlichen Kontext stehen und nur als zusätzliches Mittel verwendet werden.

Eine E-Mail ersetzt in vielen Fällen das persönliche Gespräch. Dennoch will man kompetent, professionell und zuverlässig auf den E-Mail-Empfänger wirken. Das funktioniert jedoch nicht, wenn man sich nicht klar ausdrücken kann. Vermeiden Sie also eine ungenaue Wortwahl!

Bevor die E-Mail mit einer passenden Grußformel endet, sollte man einen höflichen Schlusssatz finden. Je nachdem, um was es in der E-Mail geht, sollte eine der folgenden Formeln genutzt werden:

  • Ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit.
  • Vielen Dank für Ihre Hilfe.
  • Ich freue mich auf Ihre Antwort.
  • Ich danke für Ihre Kooperation.

 

Passende Grußformel für die E-Mail auswählen

Wie auch die Anrede, so sollte auch die Grußformel zum Abschluss einer E-Mail korrekt gewählt werden. Dabei sollte man darauf achten, dass die Grußformel am Schluss der Begrüßung am Beginn entspricht, also beide Formeln den gleichen Ton treffen und dem Anlass der E-Mail entsprechen.

Eine Auswahl an passenden Grußformeln:

  • Mit freundlichen Grüßen … Diese Grußformel ist in jedem Fall korrekt und freundlich, wenn auch etwas unpersönlich. Da sie schon fast Standard ist, verliert der eigentlich freundliche Gruß etwas an Bedeutung.
  • Mit besten Grüßen … Ebenso wenig persönlich oder originell, kann diese Grußformel eine Abwechslung zu den freundlichen Grüßen sein. Die Grußformel ist durchaus korrekt und in E-Mails an Kunden und Geschäftspartner, die man nicht sehr gut kennt, durchaus angemessen. Kürzer geht auch ein „Beste Grüße“.
  • Viele Grüße … Diese Grußformel ist etwas weniger formal, wahrt aber trotzdem den nötigen Abstand und drückt Respekt für den Angeschriebenen aus.
  • Herzliche Grüße … Wenn man sich gut kennt und in einem vertrauten Umgangston miteinander verkehrt, dann kann diese Grußformel durchaus passend sein. Für einen ersten E-Mail-Kontakt sind die herzlichen Grüße jedoch unpassend und zu persönlich.
  • Liebe Grüße … Schreibt man einem Kollegen, den man schon seit Jahren gut kennt, dann ist diese Grußformel sicherlich in Ordnung. Auch, wenn man sich unter Freunden schreibt, ist ein lieber oder herzlicher Gruß völlig okay. Für jegliche andere E-Mail-Korrespondenz ist diese Grußformel jedoch nicht geeignet, weil sie viel zu persönlich ist.
  • Grüße aus Ort oder an den Ort … Vielleicht nicht unbedingt beim ersten E-Mail-Kontakt geeignet aber dennoch charmant, kann der Gruß aus einem Ort oder an den Ort des Empfängers sein. „Grüße aus Hannover“ oder „Grüße nach München“ kann man auch bestellen, wenn man nicht persönlich bekannt ist. Ebenso eignet sich der Gruß aus dem eigenen Ort für all diejenigen, die einen starken regionalen Bezug haben, also im Bereich Tourismus oder bei Herstellern regionaler Produkte.
  • Wunsch als Grußformel … Gerade, wenn man in stetigem Kontakt steht, kann ein Wunsch auch eine geeignete Wunschformel darstellen. „Ein schönes Wochenende wünscht …“ am Freitagnachmittag ist ebenso geeignet wie saisonale Anlässe. „Schöne Ostertage“ zu wünschen ist genauso legitim wie einen angenehmen Jahreswechsel zu wünschen. Auch wer nicht Ostern feiert, kann sich angenehme freie Tage machen.
  • Abkürzungen als Grußformel … Dies sollte man wirklich vermeiden. Sie zeigen Ihrem Ansprechpartner damit, dass es zum Ausschreiben der Grußformel dann doch nicht mehr gereicht hat. Auch lässt es einen zweifeln, ob es wirklich so freundlich gemeint gewesen ist. So viel Zeit kostet das Ausschreiben nicht, zeigt aber deutlich mehr Respekt und bessere Umgangsformen.
  • Hochachtungsvoll … Oft wirkt diese Formel antiquiert und steif, daher kommt sie nur noch selten zum Einsatz. Es sei denn, es ist der Stil der Firma. Dann muss man jedoch auch mit einem „Sehr geehrte/-r …“ die E-Mail beginnen, sonst ist es Stilbruch. Oftmals wird diese Grußformel jedoch als abschätzig und negativ wahrgenommen.

Haben Sie sich für eine Grußformel entschieden, so wird diese in eine neue Zeile gesetzt, der eigene Name folgt in der nächsten Zeile. Zwischen beide Zeilen wird kein Satzzeichen gesetzt, weder ein Komma noch ein Ausrufezeichen sind hier richtig. Auch eine Leerzeile zwischen dem Gruß und dem Namen ist nicht notwendig.

 

Dokumente im Anhang verschicken

Mit einer E-Mail kann man nicht nur Nachrichten versenden, sondern auch Dokumente. Diese werden als „Anhang“ verschickt.

Allerdings sollte man dem Empfänger in der E-Mail schreiben, welche Anhänge er in welchem Format in der E-Mail finden wird.

In allen üblichen E-Mail-Programmen gibt es eine Funktion, die „Einfügen“ heißt oder mit dem Symbol einer Büroklammer dargestellt ist.

Danach muss man die entsprechende Datei auswählen, also einfach anklicken, und auf „Öffnen“ klicken.

Hat man die Dateien korrekt ausgewählt, erscheint zwischen Betreff und der eigentlichen Nachricht die angehängte Datei.

 

Unterschied zwischen beruflichen und privaten E-Mails

Grundsätzlich können Sie in privaten E-Mails an Freunde und Bekannte etwas lockerer schreiben als im Berufsleben. Allerdings sollte man einige Regeln trotzdem beachten.

So freuen sich auch Freunde über eine Anrede und eine Grußformel. Einfach mit der Tür ins Haus zu fallen, ist unfreundlich – und man will ja befreundet bleiben.

Ebenfalls sollte man sich an eine gewisse Struktur halten und die Regel, möglichst kurz zu kommunizieren, einhalten. Damit erleichtern Sie Freunden und Bekannten, Nachrichten richtig einzuordnen und mit schnellem Blick zu erfassen. Der erste Eindruck wirkt somit nicht unprofessionell.

Im Berufsleben muss man sich immer im Klaren sein, dass man als Repräsentant des Arbeitgebers schreibt. Auch wenn man einen Geschäftspartner oder Kunden gut kennt und einen lockereren Ton miteinander pflegt, sollte man die Form wahren und sich an die grundsätzlichen Regeln wie Länge und Struktur der E-Mail halten.

 

„Antworten“ oder „Allen antworten“: Das ist keine Frage!

Beim Antworten auf E-Mails, die an mehrere Empfänger ging, sollte man immer bedenken: Ist die eigene Antwort wirklich für alle Empfänger der E-Mail wichtig oder ist die eigene Antwort nur für den Absender der E-Mail interessant? Danach sollte man entscheiden, wer alles die eigene Antwort erhalten muss.

Dies hängt auch vom Zweck der E-Mail ab: War es die Nachricht, dass ein Umtrunk anlässlich des Jubiläums stattfindet oder dass jemand in den Urlaub geht? Dann sollte man jeweils nicht allen antworten.

Eine generelle Richtlinie gibt es hierzu nicht, aber man sollte ein wenig Zurückhaltung üben und genauer überlegen, bevor man eine E-Mail verschickt.

 

Wir wünschen viel Erfolg bei der Erstellung von E-Mails in Ihrem privaten und beruflichen Alltag.

Weitere Inhalte für die effektive Büroorganisation finden Sie in unserem Ratgeber. Sollten Sie Interesse an weiterführenden Themen zu Ihrem beruflichen Alltag haben, schauen Sie gerne auch in unser Kursprofil zum Thema „PC-Kurse“.

 

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