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Die wichtigsten Fakten, um eine E-Mail zu schreiben
Eine Mail, einfach übersetzt „elektronische Post“, ist schnell geschrieben und verschickt. Sie erreicht den Adressaten unverzüglich. Doch wie schreibt man eine E-Mail richtig und so, dass sie ihren Zweck optimal erfüllt? Lesen Sie hier, wie Sie die E-Mail-Kommunikation souverän meistern und Fallstricke umgehen!
Haben Sie ein E-Mail-Programm installiert, dann können Sie gleich mit dem Schreiben einer E-Mail, also einer elektronischen Nachricht, loslegen.
Im Header sind die Felder An, Cc und Bcc zu finden:
In dem Feld „An“ wird die E-Mail-Adresse desjenigen gesetzt, dem Sie schreiben möchten.
Das Feld „Cc“, englisch für Carbon Copy, also Durchschlag, nutzt man, wenn man jemanden in Kopie setzen möchte. Der eigentliche Empfänger kann sehen, wer die Mail in Kopie erhalten hat.
Setzen Sie einen Empfänger auf „Cc“, dann geben Sie ihm das Signal, dass Sie keine Aktion erwarten, ihn aber trotzdem in Kenntnis über einen Vorgang oder ein Ereignis setzen wollen. Nutzen kann man das „Cc“-Feld vor allem dann, wenn sich alle angeschriebenen Personen kennen und die jeweilige E-Mail-Adresse allen bekannt ist. Dies ist zum Beispiel bei Mitarbeitern eines Unternehmens der Fall.
Darunter befindet sich das Feld „Bcc“. Hier können Sie jemandem eine „Blind Carbon Copy“ der E-Mail zukommen lassen. Der Empfänger der E-Mail, den Sie im Feld „An“ eingesetzt haben, kann nicht erkennen, dass es noch einen weiteren Empfänger der E-Mail gibt.
Dies sollte man immer dann tun, wenn man einen Rundbrief oder Newsletter schreiben will und die Empfänger dieser Mail sich nicht untereinander kennen bzw. nicht aus einer Firma kommen. Denn in diesem Fall ist man verpflichtet, die Daten der eigenen Kontakte vor Missbrauch zu schützen. So sieht es die Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) vor.
Grundsätzlich sollte man entscheiden, wer die E-Mail in Kopie erhalten sollte und an wen man die E-Mail nur in Bcc sendet. Schickt man eine E-Mail an einen externen Empfänger, also zum Beispiel an jemanden außerhalb des eigenen Unternehmens, dann sollte man überlegen, ob Kollegen oder weitere externe Empfänger besser in das „Bcc“-Feld gesetzt werden müssen. Denn schließlich weiß man nicht, ob diese in Blindkopie gesetzten Empfänger damit einverstanden sind, dass ihre E-Mail-Adresse auch anderen, dritten Parteien bekannt wird.
In der Betreffzeile gibt man den Grund oder Anlass der E-Mail an. Dieser sollte möglichst aussagekräftig und kurz ausfallen, weil er dem Adressaten auf einen Blick zeigt, worum es in der E-Mail geht. Vergleichen könnte man den Betreff mit der Überschrift einer Nachricht. Auch hier soll der Leser schnell entscheiden können, ob die E-Mail für ihn relevant und lesenswert ist.
E-Mails ohne Betreff können von verschiedenen E-Mail-Programmen auch automatisch in den Spam-Ordner verschoben werden. Deshalb sollte stehts ein Betreff vergeben werden, um sicher zu gehen, dass der Empfänger die E-Mail auch zugestellt bekommt.
Bevor Sie nun mit der eigentlichen Erstellung der E-Mail beginnen, sollten Sie vorher noch die Form und den Stil der Nachricht anpassen. Hierbei sollten Sie vor allem auf die passende Schriftart und Schriftgröße achten.
Als optimale Schriftart eigenen sich die Stile „Arial“ oder „Helvetica“. Diese gehören zu den serifenlosen Schriftarten und sind damit, unabhängig der Bildschirmgröße, leicht lesbar.
Bei der Wahl der Schriftgröße sollten Sie einen guten Mittelweg finden, damit die Nachricht auf kleinen Endgeräten, wie Smartphones, ebenso wie auf großen Bildschirmen erkennbar ist. Die Schrift sollte daher nicht zu klein, aber auch nicht zu groß sein. Zu große Schrift kann schnell unprofessionell wirken. Empfehlenswert ist deshalb eine Schriftgröße zwischen 10 und 12 pt.
Unter dem Betreff befindet sich ein großes Feld für den Text Ihrer E-Mail, der nach der korrekten Anrede folgt. Doch schon mit der Anrede sollte man sich einige Mühe geben.
In den meisten Fällen kennt man den Empfänger seiner E-Mail. Daher kann man den Empfänger auch mit Namen anschreiben. Das ist viel freundlicher und persönlicher als ein allgemeines „Hallo“ oder „Hi“. Je mehr Mühe man sich beim Schreiben gibt, desto freundlicher wird der E-Mail-Kontakt.
Hier einige Formulierungen, die man in E-Mails verwenden kann:
Kennt man den Empfänger der E-Mail nicht genau, weil man an eine E-Mail-Adresse schreibt, die mit „info@... oder „kontakt@...“ beginnt, dann kann man durchaus mit einem „Guten Tag“ oder „Guten Morgen“ starten. Hier wird es einem nicht übelgenommen, dass die persönliche Ansprache fehlt.
Grundsätzlich gilt, dass die Anrede in einer E-Mail immer höflich, freundlich und respektvoll sein sollte. Anders als beim persönlichen Gespräch kann ihr Lächeln keine Freundlichkeit transportieren – dies muss der Ton der E-Mail übernehmen. Zur besseren Übersicht sollte nach der Anrede eine Leerzeile folgen, an welche dann der eigentliche Inhalt angeschlossen wird.
Nach der freundlichen und korrekten Anrede folgt der Inhalt, also der Grund für die Mail, der strukturiert sein sollte.
Man beginnt zunächst mit einer kurzen Einleitung und Beschreibung des Anliegens. Dies sollte auch schon in der Betreffzeile skizziert sein.
Danach kann man das Anliegen näher schildern und mit dem wichtigsten Punkt beginnen und erst dann zu weniger wichtigen Aspekten übergehen. Das verständliche Strukturieren ist vor allem im Geschäftskontext wichtig.
Der E-Mail-Nachricht Struktur zu geben, hilft dem Leser, den Inhalt richtig zu erfassen und korrekt darauf zu reagieren. Fügt man Absätze ein und hält diese möglichst kurz, dann bleibt die E-Mail übersichtlich.
Manche Leute lesen dienstliche E-Mails schon auf dem Weg zur Arbeit – also auf dem Smartphone. Hier sind kurze Sätze und sinnvolle Absätze noch viel wichtiger für die schnelle Erfassung des Inhalts als bei einer größeren Darstellung am Desktop.
Auch wenn es manche tun – es ist einfach unhöflich: Durchgehende Kleinschreibung macht das Lesen von E-Mails nicht leichter. Es zeigt vielmehr, dass es dem Verfasser egal ist, wie viel Zeit man mit dem Lesen der Nachricht verbringen muss.
Gleiches gilt für das Thema Rechtschreibung. Der Empfänger einer E-Mail soll mit der Nachricht ja etwas anfangen können. Wenn man ohne Punkt und Komma schreibt und sich keine Mühe mit der korrekten Schreibweise gibt, dann mutet man dem Angeschriebenen eine Menge zu und wirkt selbst schnell unprofessionell. Im schlimmsten Fall stiehlt man ihr oder ihm Zeit. Vermeiden Sie daher Tippfehler!
Ebenso ist es eine Selbstverständlichkeit, dass man in ganzen Sätzen schreibt. Auch so erleichtert man dem Adressaten das Lesen und Verstehen der E-Mail. Bei komplexen Zusammenhängen können zur größeren Verständlichkeit auch Listen in Form einer Aufzählung integriert werden. Diese sollten aber trotzdem in einem förmlichen Kontext stehen und nur als zusätzliches Mittel verwendet werden.
Eine E-Mail ersetzt in vielen Fällen das persönliche Gespräch. Dennoch will man kompetent, professionell und zuverlässig auf den E-Mail-Empfänger wirken. Das funktioniert jedoch nicht, wenn man sich nicht klar ausdrücken kann. Vermeiden Sie also eine ungenaue Wortwahl!
Bevor die E-Mail mit einer passenden Grußformel endet, sollte man einen höflichen Schlusssatz finden. Je nachdem, um was es in der E-Mail geht, sollte eine der folgenden Formeln genutzt werden:
Wie auch die Anrede, so sollte auch die Grußformel zum Abschluss einer E-Mail korrekt gewählt werden. Dabei sollte man darauf achten, dass die Grußformel am Schluss der Begrüßung am Beginn entspricht, also beide Formeln den gleichen Ton treffen und dem Anlass der E-Mail entsprechen.
Eine Auswahl an passenden Grußformeln:
Haben Sie sich für eine Grußformel entschieden, so wird diese in eine neue Zeile gesetzt, der eigene Name folgt in der nächsten Zeile. Zwischen beide Zeilen wird kein Satzzeichen gesetzt, weder ein Komma noch ein Ausrufezeichen sind hier richtig. Auch eine Leerzeile zwischen dem Gruß und dem Namen ist nicht notwendig.
Mit einer E-Mail kann man nicht nur Nachrichten versenden, sondern auch Dokumente. Diese werden als „Anhang“ verschickt.
Allerdings sollte man dem Empfänger in der E-Mail schreiben, welche Anhänge er in welchem Format in der E-Mail finden wird.
In allen üblichen E-Mail-Programmen gibt es eine Funktion, die „Einfügen“ heißt oder mit dem Symbol einer Büroklammer dargestellt ist.
Danach muss man die entsprechende Datei auswählen, also einfach anklicken, und auf „Öffnen“ klicken.
Hat man die Dateien korrekt ausgewählt, erscheint zwischen Betreff und der eigentlichen Nachricht die angehängte Datei.
Grundsätzlich können Sie in privaten E-Mails an Freunde und Bekannte etwas lockerer schreiben als im Berufsleben. Allerdings sollte man einige Regeln trotzdem beachten.
So freuen sich auch Freunde über eine Anrede und eine Grußformel. Einfach mit der Tür ins Haus zu fallen, ist unfreundlich – und man will ja befreundet bleiben.
Ebenfalls sollte man sich an eine gewisse Struktur halten und die Regel, möglichst kurz zu kommunizieren, einhalten. Damit erleichtern Sie Freunden und Bekannten, Nachrichten richtig einzuordnen und mit schnellem Blick zu erfassen. Der erste Eindruck wirkt somit nicht unprofessionell.
Im Berufsleben muss man sich immer im Klaren sein, dass man als Repräsentant des Arbeitgebers schreibt. Auch wenn man einen Geschäftspartner oder Kunden gut kennt und einen lockereren Ton miteinander pflegt, sollte man die Form wahren und sich an die grundsätzlichen Regeln wie Länge und Struktur der E-Mail halten.
Beim Antworten auf E-Mails, die an mehrere Empfänger ging, sollte man immer bedenken: Ist die eigene Antwort wirklich für alle Empfänger der E-Mail wichtig oder ist die eigene Antwort nur für den Absender der E-Mail interessant? Danach sollte man entscheiden, wer alles die eigene Antwort erhalten muss.
Dies hängt auch vom Zweck der E-Mail ab: War es die Nachricht, dass ein Umtrunk anlässlich des Jubiläums stattfindet oder dass jemand in den Urlaub geht? Dann sollte man jeweils nicht allen antworten.
Eine generelle Richtlinie gibt es hierzu nicht, aber man sollte ein wenig Zurückhaltung üben und genauer überlegen, bevor man eine E-Mail verschickt.
Wir wünschen viel Erfolg bei der Erstellung von E-Mails in Ihrem privaten und beruflichen Alltag.
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