Die Einleitung: In der Einleitung sollte deutlich werden, aus welchem Grund der Verfasser bzw. die Verfasserin den Brief schreibt. Ein vorausgegangener Brief oder ein Telefonat sind immer gute Aufhänger. Achten Sie dabei im Englischen aber immer auf die korrekte und geeignete Grußformel.
Die Details: Hier sollte deutlich werden, welche Informationen Sie sich durch den Brief erhoffen beziehungsweise welche Informationen Sie Ihrem geschäftlichen Kontakt gerne mitteilen möchten. Trennen Sie unterschiedliche Informationen durch Absätze und stellen Sie einen logischen Verlauf des Inhalts dar. Durch passende Leerzeilen können Sie die Aufteilung der Inhalte noch visuell kenntlich machen. Dadurch kann der Inhalt Ihres englischen Geschäftsbriefes besser erfasst und schneller verstanden werden.
Das Fazit: Im Fazit sollten Sie zusammenfassen, welches Ziel Sie sich durch den Geschäftsbrief erhoffen. Konkret können das Maßnahmen sein, die Ihr:e Leser:in ergreifen soll, oder Handlungen, die Sie im Anschluss anstreben.
Der Schluss: Mit der Schlussformel beenden Sie den Brief. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die gewählte Grußformel zu Beginn des Briefes auch zum gewählten Abschluss passt. Beendet wird der englische Geschäftsbrief wie jeder andere Brief mit der eigenen Unterschrift dem Namen und der Position.
Stile und Formen im englischen Geschäftsbrief
Das am häufigsten verwendete Layout für Geschäftsdokumente ist der Blocksatz, da dieser lesefreundlicher ist. Zusätzlich wird die Zeichensetzung auf ein Minimum reduziert. So sollte darauf geachtet werden, dass nur Zeichen enthalten sind, die für die grammatikalische Struktur notwendig sind. Zusätzliche Punkte, Doppelpunkte oder Kommas werden weggelassen, insbesondere im Datum und in der Adresse. Dabei sollten Sie allerdings beachten, dass sich britische und amerikanische Geschäftsbriefe teilweise leicht unterscheiden. So wird beispielsweise im Britischen nach der Begrüßung auf ein Komma verzichtet, während in amerikanischen Briefen nach der Anrede ein Komma gesetzt wird.
Bei der Grußformel gibt es in englischen Geschäftsbriefen einiges zu beachten. Wenn Sie beispielsweise den Adressaten mit „Dear Mr X“ (deutsch: Sehr geehrter Herr X) begrüßen, verabschieden Sie den Leser mit den Worten „Yours sincerely“ (deutsch: Mit freundlichen Grüßen). Wenn Sie den Brief dagegen mit der Grußformel „yours faithfully“ (deutsch: hochachtungsvoll) beenden, ist die Anrede „Dear Sir or Madame“ (deutsch: Sehr geehrte Damen und Herren) die höflichere Formulierung.
Übersicht der Anreden in englischen Geschäftsbriefen
Glücklicherweise haben englische Geschäftsbriefe einen Vorteil: Es gibt viele zulässige Stile und Layouts! Die nachfolgende Beschreibung bildet die Inhalte eines Musterbriefs ab, der die momentan am weitesten verbreiteten Formen des englischen Geschäftsbriefs nutzt. Nutzen Sie dieses Muster gerne als Grundlage für die erste einfache Strukturierung, wenn Sie Ihren eigenen Geschäftsbrief erstellen müssen. So entgeht Ihnen auf jeden Fall keiner der gängigen Abschnitte!
Bei den Formulierungen sollten Sie dagegen immer die konkrete Situation berücksichtigen und den Umgang mit britischen und amerikanischen Adressaten unterscheiden. So sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie richtig verstanden werden wollen.
Englischer Musterbrief
Schematische Darstelltung eines englischen Geschäftsbriefs
Im hier aufgeführten Musterbrief wird zunächst der Briefkopf des Absenders bzw. der Absenderin in der oberen Mitte eingefügt, worauf dann linksbündig die Adresse des Empfängers folgt. Falls vorhanden, folgt darauf eine Betreffzeile, die das nachfolgende Thema in wenigen Stichpunkten beschreibt. Auch kann hier ein Referenzcode eingefügt werden, der beispielsweise in Stellenausschreibungen oder auch für Bestellungen häufig vorhanden ist.
Darauf folgt nach dem Datum die Begrüßung mit Anrede des Adressaten. Anschließend beginnt der Text in der oben beschriebenen Struktur mit Einleitung undDetails und endet mit dem Fazit und einem Schlusssatz.
Unter der Verabschiedung, wie „Yours faithfully“, wird in der Erstellung Platz ausgespart, um mit originaler Unterschrift unterschreiben zu können. Am besten 2–3 Leerzeilen einbauen und schließlich mit dem eigenen Namen und darunter dem Titel oder der Position im Unternehmen / in der Organisation abschließen. Sollten zu dem Brief Anhänge gehören, wie eine beiliegende Rechnung oder Beschreibungen, auf die Sie sich in Ihrem Brief beziehen, können Sie auf diese mit dem Wort „Enclosure“ in der letzten Zeile aufmerksam machen. Wir haben die wichtigsten Punkte für jeden besonderen Bestandteil noch einmal zusammengefasst:
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Der Briefkopf ist in englischen Geschäftsbriefen meist sehr aufgeräumt. Grundsätzlich können Sie aber wie gewohnt die Vorlage Ihres Unternehmens nutzen, auch wenn diese etwas vielfältiger gestaltet ist.
Addressee/Recipient – die Empfängeradresse
Der Aufbau der Adresse ähnelt dem deutschen Geschäftsbrief. Auf folgende Punkte sollten Sie allerdings bei der englischen Version achten:
Die Postleitzahl wird im britischen Englisch häufig nach dem Ortsnamen – in einer eigenen Zeile – geschrieben.
Diese Postleitzahl – der Postal Code – besteht in der Regel aus Buchstaben und Zahlen.
Da Sie bei einem englischen Geschäftsbrief diesen vermutlich auch in ein anderes Land versenden werden, sollten Sie dieses zum Abschluss des Adressblocks auch benennen. In der Regel werden hier Großbuchstaben gewählt (z. B. GREAT BRITAIN).
Reference Code – Referenz-Zeichen
Wie auch im Deutschen ist es sehr hilfreich, bestehende Referenzcodes (im Deutschen meist „Ihr/unser Zeichen“) mit anzugeben. Grundsätzlich ist eine Betreffzeile jedoch nicht nötig.
Date – das korrekte Datum
Halten Sie sich in Ihrem englischen Geschäftsbrief unbedingt an die englischen Datumskonventionen. Beachten Sie, dass Sie auf alle unnötigen Interpunktionen verzichten sollten.
Salutation – die Begrüßung
Werfen Sie ruhig nochmal einen Blick auf die obigen Beispiele der verschiedenen Grußformeln!
Opening Sentence – der erste Satz
Aller Anfang ist schwer – stellen Sie an dieser Stelle einfach sicher, dass Sie das Hauptthema des Briefes direkt benennen, sodass der Empfänger diesen direkt sinnvoll einordnen kann.
Closing Sentence – die Schlussformel
Hier zitieren wir der Einfachheit halber unseren Textabschnitt von oben:
"Bei der Grußformel gibt es in englischen Geschäftsbriefen einiges zu beachten. Wenn Sie beispielsweise den Adressaten mit „Dear Mr X“ (deutsch: Sehr geehrter Herr X) begrüßen, verabschieden Sie den Leser mit den Worten „Yours sincerely“ (deutsch: Mit freundlichen Grüßen). Wenn Sie den Brief dagegen mit der Grußformel „yours faithfully“ (deutsch: hochachtungsvoll) beenden, ist die Anrede „Dear Sir or Madame“ (deutsch: Sehr geehrte Damen und Herren) die höflichere Formulierung."
Enclosures – der Hinweis auf Anhänge
Es ist nie verkehrt, auch auf bestehende Anhänge hinzuweisen, bevor diese in Vergessenheit geraten. Im Englischen sprechen wir hier von den „enclosures“ bzw. „attachments“. Wenn Sie im Fließtext bereits darauf Bezug nehmen möchten, eignen sich folgende Formulierungen:
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